Comment réussir son déménagement d’entreprise ? Un changement de domiciliation est souvent un évènement qui engendre du stress et un grand nombre de questions. Pour que ce déménagement se passe dans les meilleures conditions possibles, nous avons défini certaines indispensables. Si vous suivez attentivement les étapes que nous proposons, votre déménagement d’entreprise devrait bien se passer. Le tout est de respecter le planning et les délais.
Les étapes 6 mois avant pour réussir son déménagement d’entreprise
- L’inspection des futurs locaux
Avant de préparer un départ, assurez-vous de bien connaître le nouveau lieu de destination. Il vous sera très utile de disposer d’un plan des bureaux dans le but de réaliser des croquis de vos futurs espaces.
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L’envoi de votre préavis
La date du préavis de départ est souvent fixée dans votre bail. Ce préavis peut parfois être de 6 mois. Pensez donc à vérifier les conditions de rupture de votre bail commercial afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.
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Evaluez vos besoins
Réussir son déménagement d’entreprise passe aussi par la bonne gestion des besoins. De quoi avez-vous réellement besoin dans vos futurs locaux. Allez-vous recruter de nouveaux collaborateurs ? Est-ce-que les lieux nécessitent des travaux ? De quelle importance ? Avez-vous besoin de passer par un architecte ou un décorateur d’intérieur ? Le déménagement peut aussi être l’occasion de changer de mobilier de bureau. Dans tous les cas, dressez la liste de tous vos futurs besoins dans vos nouveaux locaux.
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Préparer un planning du déménagement
Le planning reste la base d’une organisation de qualité. Que vous soyez plutôt tableau Excel, feuille Word ou document PowerPoint, peu importe. Le tout est de dresser un planning. Ce dernier sera votre repère tout au long de la préparation de votre déménagement d’entreprise.
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Faites des estimations de coût
Un déménagement a un coût qu’il ne faut pas négliger. En fonction des options que vous choisirez ou de la distance que vous aurez à parcourir, le budget variera. Evitez les mauvaises surprises en établissant un budget en amont. Ce dernier devra prendre en compte la société de déménagement mais également le nouveau matériel, les nouvelles fournitures et peut-être même le nouveau mobilier.
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Mettez en concurrences vos futurs fournisseurs
Une fois vos besoins de renouveau listés, mettez-en concurrence vos futurs fournisseurs. Il peut s’agir de société de déménagement mais également de fournitures de bureau, de matériel informatique, de mobilier, de fournisseur d’accès internet, etc…
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Informez vos collaborateurs des étapes du déménagement
A ce stade, il est important d’informer l’ensemble de ses collaborateurs afin de réussir le déménagement de son entreprise. Certains le prendront avec joie tandis que d’autres auront besoin de temps pour s’y faire. La période de 6 mois reste un délai raisonnable pour prévenir tout le monde.
Les étapes 3 mois avant le déménagement de votre entreprise
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Nommez une équipe responsable du déménagement
En créant une équipe dédiée, vous impliquez d’avantage vos salariés et cela vous permet d’avoir un contrôle supplémentaire sur les étapes pour réussir son déménagement d’entreprise.
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Renseignez vous sur les clauses de mobilité
Il se peut que dans certain contrat, une clause de mobilité soit stipulée. Vérifiez là en amont pour ne pas commettre d’impaire.
1. Impliquez vos équipes
Tenez vous équipes en courant mais impliquez-les. Demandez-leur de faire des propositions sur des idées de décoration pour les nouveaux locaux par exemple.
2. Faites des devis de déménageurs
Il est également temps de demander des devis pour mettre en concurrence les sociétés de déménagement que vous avez sélectionnées.
Les étapes 2 mois avant le jour J du déménagement
1. Remettez en état vos locaux actuels
Si cela fait longtemps que vous occupez les locaux actuels, un rafraichissement est peu être nécessaire pour rendre les lieux dans l’état dans lesquels vous les avez trouvés.
2. Commandez vos besoins de renouvellement : fournitures et mobiliers
Dans une étape précédente, vous aviez déterminé vos besoins de renouvellement. Passez maintenant la commande pour avoir le matériel dès votre emménagement.
Les étapes 1 mois avant le grand départ
1. Faite le tri de ce que vous conservez, jetez, recycler. Certains éléments du mobilier pourront être recyclés.
Impliquez également vos équipes en leur demandant de faire le tri des affaires qu’ils prennent. Peut être que certains dossiers ou anciens éléments peuvent être jetés, voire recyclés.
2. Pensez aux lignes téléphoniques, abonnement internet, câble
N’oubliez pas de programmer vos nouvelles lignes.
3. Anticipez le changement d’adresse
Une astuce assez simple : indiquez un message de départ avec votre nouvelle adresse dans la signature de vos emails.
Les étapes 15 jours avant : on y est presque
1. Donnez des nouvelles régulièrement sur les étapes en cours
Demandez à l’équipe dédiée au déménagement de faire des points sur les étapes. Ainsi, vous pourrez informer l’ensemble des collaborateurs sur l’avancement du déménagement.
2. Réalisez un inventaire
Pour ne rien perdre, un inventaire est à ce stade fortement recommandé.
Les étapes la veille pour une meilleure réussite du déménagement
- Laissez du temps aux équipes pour préparer le déménagement
Une demi-journée voire une journée entière peut leur être dédiée pour la préparation de leurs affaires et des cartons à ranger.
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Le nettoyage le jour du départ
Une fois les locaux vides, demandez à une équipe de ménage de faire le grand nettoyage.
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Préparer les nouveaux locaux
La veille, vérifiez que les nouveaux locaux sont prêts à accueillir votre mobilier, vos cartons, votre matériel informatique, etc…
Les étapes le jour même du déménagement
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Fluidifiez le transfert
Le jour J mêle une certaine excitation de départ avec du stress. Faites en sorte que les passages soient dégagés, les accès faciles, etc…
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La remise des clés
Vous souriez peut-être en lisant cette étape mais sachez qu’il n’est pas rare d’oublier de remettre les clés au propriétaire. En général, cela se fait en même temps que l’état des lieux de sortie.
La dernière étape quelques jours après
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Vérifiez que tous vos changements d’adresse ont bien été pris en compte
Ça y est ! Vous y êtes. Il est désormais temps de vérifier que votre nouvelle adresse a bien été prise en compte par l’ensemble de vos clients, fournisseurs ou tout autre organisme.
