Lorsqu’une entreprise déménage, il y a un certain nombre de formalités à remplir. La plus célèbre est celle qui concerne le changement de l’extrait Kbis. Mais ce n’est pas tout. Vous devez également avertir les partenaires de l’entreprise et de résilier et/ou modifier certains contrats et de mettre à jour tous les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise

Voici une liste des principales procédures à suivre pour déménager son siège social.

Déclarer formellement le transfert des locaux de l’entreprise

Après le déménagement, l’entreprise doit enregistrer ses nouveaux bureaux auprès du Centre des Procédures des Entreprises (CFE). D’un point de vue administratif, ces formalités sont très importantes. L’entreprise recevra un nouveau Kbis avec sa nouvelle adresse.

Voici les étapes à respecter

  • Une autorité compétente (généralement les actionnaires) décide de déménager son siège social
  • Il est dressé procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires qui décide du transfert
  • Les statuts de la société sont mis à jour,
  • L’entreprise publie les annonces légales du transfert sur des journaux spécialisés
  • Le gérant remplit une déclaration de type Cerfa n° 11682, dit formulaire « M2 » qui est déposée au CFE.

La demande d’inscription prend la forme d’un transfert de dossier qui comprend :

  • Le procès-verbal qui précise que la société a décidé de déménager son siège social,
  • Une copie des statuts mis à jour,
  • La déclaration de changement complétée et signée (formulaire M2),
  • Une attestation de publication d’annonce légale,
  • Une copie du bail ou du titre de propriété
  • Une liste des sièges précédents si l’entreprise a changé de département.

Les règles ci-dessus s’appliquent si la société est une personne morale. Dans le cadre d’une entreprise individuelle, remplissez simplement le formulaire P2 (formulaire #11678).

Résilier ou transférer certains contrats de l’entreprise qui déménage

L’entreprise doit identifier tous les contrats qui sont liés à l’ancien établissement. Dans certains cas, pour déménager son siège social, elle pourra les résilier pour souscrire de nouveaux contrats. Mais, souvent, il est plus intéressant de transférer les contrats en cours qui restent d’actualité.

Parmi les contrats qu’il faudra résilier, on trouve les contrats d’assurance, les contrats de fourniture d’énergie et souvent les contrats de fourniture d’accès internet. En ce qui concerne les contrats de téléphone, il est souvent possible de les transférer.

Enfin, il est vivement recommandé de prévoir une redirection de courrier auprès de La Poste Cette redirection peut durer jusqu’à 2 ans au maximum.

Prévenir les partenaires

Les formalités légales que nous venons d’évoquer ont pour but d’informer les tiers sur le changement d’adresse de l’entreprise. Il s’agit notamment des partenaires de l’entreprise (Fournisseurs, clients, partenaires…)

Toutefois, il est vivement recommandé d’informer tous ses partenaires du déménagement.

L’entreprise doit également informer l’administration fiscale de son déménagement pour calculer l’impôt foncier des entreprises (CFE). Il faut, pour cela, remplir une déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l’année en cours et la transmettre au SIE de son département.

Mettre à jour les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise

Il convient de renouveler l’ensemble des supports de communication et des documents administratifs en changeant l’adresse postale et éventuellement les numéros de téléphone.

Il faudra penser à modifier aussi les mentions légales du site Internet de l’entreprise, mais aussi tous les documents commerciaux (plaquettes, brochures publicitaires, cartes de visites, etc.). Bien entendu, tous les documents administratifs devront être modifiés : courriers à en-tête, devis, factures, fiches de paie, etc. Et s’il y a des véhicules, les cartes grises devront être aussi mises à jour

 

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