Vous envisagez de déménager vos bureaux ? Cela signifie probablement que vous commencez à réaliser l’ampleur de la tâche. La logistique de tout déménagement de bureau peut être prise en charge par une entreprise de déménagement de bureaux, mais avant il y a bien d’autres choses à prendre en compte pour bien préparer son transfert. Que vous déménagiez à l’étage inférieur ou dans une toute nouvelle ville d’un nouveau pays, voici cinq éléments importants à prendre en compte dès le début du processus de relocalisation de bureaux.
Choisir un nouveau lieu
Pourquoi déménagez-vous ? Vous pouvez envisager de déménager votre bureau pour diverses raisons. Bien que cela puisse paraître évident, il est important d’être clair sur ces raisons. Assurez-vous que le lieu que vous avez choisi réponde bien à vos priorités que ce soit en termes d’espace et de rentabilité. Voyons maintenant les principales raisons pour lesquelles les entreprises françaises déménagent.
Les principales raisons de déménager vos bureaux
Un meilleur espace de travail.
Vos nouveaux locaux seront mieux adaptés au type de travail de votre entreprise. Vous pourrez également concevoir votre nouvel espace sur mesure.
Rapprochement des services
La solution pour se rapprocher des partenaires ou des collègues avec lesquels vous travaillez.
Vous rapprocher de vos clients.
Vos clients sont loin ? Vous pouvez créer de nouvelles opportunités en vous rapprochant d’eux
Payer un loyer moins cher ou mieux rentabiliser un espace
Les coûts de fonctionnement sont une priorité pour votre entreprise. Si vous pouvez trouver une solution plus économique, c’est une bonne raison de déménager.
Définir un budget
La plupart des coûts d’un transfert se répartissent avant et après le déménagement proprement dit. Plus le déménagement est important, plus le risque de dépasser le budget est important surtout si celui-ci n’est pas établi et géré correctement. Il est donc essentiel de planifier les coûts dès le départ et d’établir un budget clair basé sur des estimations solides.
Éléments à prendre en compte dans votre budget
Si vous déménagez sur un nouveau site, quel est le coût du loyer ? Quels sont les coûts liés au départ de vos locaux actuels ? Quels sont les coûts induits ?
Quels sont les services que vous devrez annuler ou mettre en place ? Il s’agit notamment de services tels que le Wi-Fi, les réseaux et l’électricité.
Y aura-t-il des frais d’aménagement à votre arrivée ? Nous y reviendrons plus tard…
De quel type de services de transfert de bureaux avez-vous besoin ? Vous avez peut-être besoin de déplacer quelques bureaux à un autre étage. Ou bien vous déménagez vos bureaux dans une nouvelle ville. Renseignez-vous sur les services proposés par l’entreprise de déménagement de bureaux que vous avez choisi et sur leur coût.
Votre entreprise ou votre unité commerciale dispose-t-elle d’équipements spécialisés qui nécessitent une manipulation particulière ? Il peut s’agir d’œuvres d’art, de meubles surdimensionnés ou de produits chimiques.
Disposez-vous d’un budget pour gérer les événements inattendus ? Si vous connaissez les risques potentiels, vous pouvez planifier votre budget de manière plus efficace.
Quel est le coût d’un chef de projet ? Et qui d’autre doit être impliqué ? La logistique d’un déménagement important peut devenir très complexe. Dans ce cas, une bonne gestion de projet est essentielle. Elle vous aidera également à respecter votre budget.
Aménager vos nouveaux bureaux
En déménageant, vous allez offrir un espace adapté à votre entreprise. C’est l’occasion de concevoir le lieu de travail dont vous avez toujours rêvé. En fonction de votre budget, vous devrez peut-être faire l’impasse sur la piscine…
Concevoir votre espace de travail
Quelles sont vos priorités ? Il peut s’agir d’optimiser l’espace, de respecter les contraintes budgétaires et de mettre en place des installations spéciales (nous ne parlons pas de la piscine).
Quel type de travail vos employés vont-ils effectuer ? Comment repenser l’aménagement de l’espace pour qu’il soit le plus facile et le plus confortable possible pour eux ? Pensez aux aspects pratiques : éclairage, espaces de réunion, emplacement du mobilier, installations.
Quel type de culture d’entreprise souhaitez-vous développer ? La façon dont un espace est conçu contribue largement à l’instauration d’une culture d’entreprise.
De quel mobilier avez-vous besoin ? Vous pouvez probablement utiliser une partie de votre mobilier existant, mais si votre budget le permet, vous pouvez aussi acheter de nouveaux meubles mieux adaptés à vos besoins.
Comment évaluer la quantité de travail liée à l’installation de vos nouveaux bureaux ? Déléguer cette tâche à des spécialistes peut vous faire gagner du temps et, en fin de compte, de l’argent. Si vous faites appel à une entreprise de déménagement de bureaux pour transférer vos bureaux, elle peut fournir ce type de services ou vous recommander un acteur local.
Elaborer une stratégie de communication
Dès que vous avez décidé de déménager, vous devez penser à qui vous allez en parler. Vous devez également réfléchir à ce que vous allez leur dire exactement et à la manière dont vous allez le faire. L’élaboration d’une stratégie de communication est essentielle.
Qui doit être informé ?
Le personnel bien entendu. C’est la première chose à faire. Il est au cœur de votre entreprise et c’est lui qui sera le plus touché. Si vous déplacez tout ou partie de votre entreprise, vous devez d’abord en informer les personnes concernées. Cet évènement peut avoir des conséquences sur leur contrat de travail. La clause de mobilité, par exemple, est un élément du contrat de travail qui permet à l’employeur d’imposer une mutation géographique à son salarié.Le changement peut être un véritable challenge, mais il crée toujours une certaine incertitude. Un déménagement de bureaux peut vite devenir une source d’anxiété au travail. Quelle que soit son ampleur, il perturbe la routine quotidienne et le travail des employés.
Une bonne communication va dans les deux sens. Expliquez d’abord clairement les avantages du déménagement et fixez un calendrier. Mais vous devez aussi exprimer les difficultés qui peuvent être rencontrées. Un dialogue ouvert permettra au personnel d’exprimer ses préoccupations et de s’impliquer. Donnez-leur la possibilité de faire part de leurs réactions et de leurs commentaires, et tenez-les informés de l’évolution de la situation. Vos collaborateurs peuvent exprimer des problèmes, mais aussi proposer des solutions auxquelles vous n’aviez pas pensé. Plus tôt vous informerez votre personnel et l’impliquerez, mieux ce sera.
Les clients auront également besoin d’être informés de votre déménagement. Il faudra envisager quel impact il pourra avoir sur la manière dont ils pourront joindre votre entreprise et utiliser vos services ? Pour vos clients, l’importance du déménagement déterminera la nature et la quantité d’informations que vous devrez leur communiquer. Il est toujours bon d’expliquer simplement pourquoi vous déménagez. Mettez l’accent sur les avantages que ce transfert apportera à vos clients.
Informez aussi vos partenaires externes. Là encore, donnez les raisons à votre déménagement et faites-en sorte qu’elles soient simples et positives. Informez tout le monde en temps utile.
Planifier son déménagement
Planifier son déménagement, c’est le point clé. Comme vous pouvez le constater, de nombreux éléments entrent en jeu dans un déménagement de bureaux.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’intervention d’un chef de projet peut contribuer au bon déroulement du déménagement. Mais il faut prévoir des délais et un budget réalistes pour assurer le succès de cette délicate opération.
N’hésitez pas à demander conseil à une entreprise de déménagement de bureaux pour vous aider à déménager. Plus tôt vous les contacterez, mieux ce sera. Les déménageurs d’entreprise spécialisés seront en mesure de vous aider à planifier votre déménagement et à en assurer la logistique. Ils peuvent également vous donner des conseils utiles ou des indications sur des points à prendre en considération. Si vous déménagez dans une nouvelle ville ou un nouveau pays, une entreprise de déménagement de bureaux pourra vous faciliter la tâche.
