Lorsque votre entreprise en pleine croissance doit déménager, vous êtes souvent confronté à une période de chaos, de perturbation et de perte de productivité. Selon le directeur des grands comptes de la Business Development Company, Michael Poynton, voici 11 moyens efficaces de minimiser l’impact sur votre entreprise – et sa rentabilité – pendant cette période difficile.
1. Déménager votre entreprise, soyez proactif
De nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant de bouger. Si les employés se bousculent et ne parviennent pas à trouver un lieu de réunion tranquille, vous avez trop attendu. À ce stade, il sera difficile de gérer sans problème le déménagement de votre entreprise vers un nouvel espace. N’attendez pas que les employés travaillent dans les couloirs et que les stocks s’empilent dans les bureaux.
« Attendre trop longtemps avant de déménager votre entreprise peut conduire à des erreurs de production, à une baisse du service client et à une forte rotation du personnel », déclare Poynton. « Il est bon de réfléchir de manière proactive à votre espace afin qu’il corresponde à la fois aux besoins actuels et aux plans de croissance. » Gardez un œil régulier sur vos besoins en espace, surtout s’ils évoluent rapidement – par exemple, en raison de la croissance ou de nouvelles lignes de produits. Commencez à réfléchir à ce qu’il faut faire à l’avance, et non pas lorsque le manque d’espace perturbe les opérations.
2. Analysez votre espace
À mesure que l’espace s’épuise, pensez à analyser votre espace de travail pour voir si vous pouvez le réorganiser afin de trouver des gains d’efficacité. Un expert en organisation opérationnelle peut vous aider à trouver un meilleur aménagement qui vous fera gagner beaucoup d’espace – et d’argent. « Au lieu de dépenser 5 millions de dollars pour un nouveau bâtiment, vous pouvez peut-être dépenser 20 000 dollars pour un exercice d’efficacité visant à réorganiser votre espace », dit Michael Poynton.
3. Déménager votre entreprise : fixez votre budget
Déterminez un budget pour vos besoins immobiliers. Le montant de ce budget est probablement le facteur le plus important pour choisir vos options. Que vous déménagiez votre entreprise dans des locaux loués ou que vous achetiez un nouvel espace, pensez à réserver une part importante de votre budget pour couvrir les coûts supplémentaires. Les frais supplémentaires peuvent inclure des éléments tels que les frais accessoires de location (services publics, assurance et entretien), les rénovations et les frais de déménagement de votre entreprise.
4. Décidez si l’achat ou la location est préférable pour vous
Décidez si la location ou l’achat est préférable pour votre entreprise. Il s’agit d’une décision importante à prendre avant de commencer à chercher des locaux pour déménager votre entreprise.Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, mais en général, si vous dirigez une jeune entreprise avec peu de fonds de roulement ou une entreprise qui se développe rapidement et dont les besoins futurs en espace sont incertains, la location peut être une meilleure option pour vous. L’achat, en revanche, peut souvent être moins coûteux que la location. Il peut s’agir d’une option particulièrement intéressante pour les entreprises plus établies disposant d’un fonds de roulement important et pour celles qui ont des besoins d’espace particuliers nécessitant des rénovations importantes.
5. Recherchez des emplacements
Votre budget vous aidera à définir les options de localisation. Lorsque vous décidez de l’emplacement, prenez en compte l’accessibilité pour les salariés, les clients et les fournisseurs, le stationnement et les transports en commun, la commodité pour l’expédition et la réception, les services à proximité…Négliger les besoins du personnel est une erreur courante. Veillez à demander l’avis des employés sur les emplacements. Faites-leur visiter les sites potentiels et obtenez leur adhésion pour déménager votre entreprise.
6. Négociez efficacement
Il est important de négocier efficacement pour obtenir un contrat de location ou d’achat favorable pour les locaux. Veillez également à vous entourer de la bonne équipe de conseillers en immobilier commercial. En particulier, un bon avocat spécialisé dans l’immobilier commercial est indispensable. Pour les taux, vous ne devez pas vous contenter de signer le document que le propriétaire vous remet. Examinez attentivement tous les coûts et responsabilités accessoires, tels que les services publics, la taxe foncière, l’assurance et l’entretien. Pour un achat, faites preuve d’une diligence raisonnable. Il peut s’agir d’obtenir des évaluations de l’environnement et de l’état du bâtiment, de demander une recherche de titre et d’examiner les documents du vendeur, tels que les anciennes factures de services publics et de réparation. Prévoyez également suffisamment de temps pour que la banque étudie la transaction avant d’approuver le financement ; cela prend souvent six semaines ou plus.
7. Créez un échéancier
Travaillez avec les employés pour établir un calendrier de transition. Ce calendrier peut prévoir du temps pour les rénovations, le déménagement des biens de votre entreprise, l’installation du téléphone et d’Internet, l’achat de nouveaux meubles ou équipements, la fabrication de panneaux et la commercialisation de votre nouvelle adresse. Décidez également qui sera responsable de chaque tâche. Il peut être utile de confier à quelqu’un la responsabilité de l’ensemble de la transition.
8. Constituez un stock
Vous voudrez peut-être constituer un stock supplémentaire avant de déménager votre entreprise afin de disposer d’un stock suffisant pour assurer un approvisionnement ininterrompu pour les besoins de production et les clients.
9. Accordez-vous du temps supplémentaire
Le déménagement de votre entreprise prend souvent plus de temps que prévu. Les entreprises sous-estiment généralement les temps d’arrêt de la production pendant le déménagement, et les rénovations coûtent généralement plus cher que prévu. »Souvent, les entreprises ne s’attendent pas à ce que le déménagement soit plus perturbant qu’il ne l’était prévu », explique Michael Poynton. « Certains déménagements d’entreprise peuvent prendre des semaines avant que tout fonctionne sans problème. D’autres prennent des mois. »
10. Envisagez un déménagement de votre entreprise échelonné
Un conseil qui semble avoir fonctionné pour de nombreuses entreprises est d’envisager de conserver les deux espaces – l’actuel et le nouveau – pendant une courte période, et de déplacer les machines et les stocks selon un calendrier échelonné afin de minimiser l’impact sur le flux de travail.
11. Communiquer
Tout au long du déménagement de votre entreprise, une bonne communication avec les employés, les clients et les fournisseurs est essentielle. « Parlez-leur du déménagement de votre entreprise dès le début, afin de prévenir tout problème avant qu’il ne perturbe votre activité », explique Michael Poynton. Veillez à partager souvent les plans et à être aussi clair que possible sur ce qu’ils peuvent attendre en cours de route.
