Vous avez pour projet de déménager un commerce ? Sachez que chaque déménagement requiert de l’organisation pour qu’il soit mené dans les meilleures conditions. Lorsqu’il s’agit d’un commerce, cela implique souvent de prendre en compte un certain nombre de dispositions.
Différentes tâches devront être programmées en amont et juste après la date effective de votre déménagement. Pour vous aider dans votre organisation, nous avons préparé un guide afin que vous puissiez vous assurer de ne rien oublier.
La préparation avant de déménager un commerce
Un commerce ne se déménage pas du jour au lendemain sans un minimum de préparatifs. La plupart du temps, déménager un commerce revient souvent à changer d’adresse de siège social. Ceci implique plusieurs démarches auprès de diverses contacts.
Identifier les équipements à transférer
Chaque commerce dispose d’équipements plus ou moins encombrants qu’il faudra déménager en prenant soin de les protéger. S’ils sont lourds il faudra prévoir des moyens adaptés.
Prévenir ses partenaires
Ensuite, il convient de prévenir ses partenaires. Vous avec peut être des collaborateurs, des employés ou même des prestataires de services avec lesquels vous avez l’habitude de travailler. Ne tardez pas à prévenir ces partenaires. Plus vous les alerterez en avance, mieux ils sauront s’adapter et être prêts au moment du déménagement.
Si vous avez un commerce avec des vendeurs, informez-les au plus vite de ce futur déménagement. Vérifiez également à ne pas être bloqués par certaines closes de mobilités auprès d’un salarié. Vous devez prévoir le fait que certains employés n’accueilleront pas forcément ce déménagement avec joie. Pour cela, vous devez leur expliquer clairement la raison de ce changement d’adresse et trouver les avantages qu’eux aussi pourront en tirer.
Pour les prévenir, prévoyez un petit déjeuner ou un café d’accueil avec les personnes concernées pour leur annoncer la nouvelle. Ensuite, officialisez ce projet de déménagement en envoyant à chacun un email ou un courrier.
Prévenir ses fournisseurs avec des contrats en cours
Avec un commerce, vous avez forcément des contrats avec des fournisseurs. N’oubliez pas des les prévenir en vérifiant les modalités de vos contrats. Avant de les contacter un par un, nous vous recommandons d’ajouter une phrase dans la signature de vos emails.
Par exemple : « Notre société déménage bientôt. A partir du …, vous pourrez nous joindre et nous rencontrer à l’adresse suivante : … ».
Faites de même sur le numéro de téléphone pour joindre votre commerce si ce numéro change.
Les fournisseurs peuvent être nombreux. Alors pour ne pas les oublier, dressez la liste des personnes que vous aurez à contacter avant de déménager un commerce. Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche en indiquant une liste non exhaustive des principaux fournisseurs concernés par un déménagement de commerce :
– Les différentes assurances : professionnelles, liées à votre local ou à votre bureau, les véhicules si vous en possédez.
– Les fournisseurs d’énergie : l’eau, le gaz et l’électricité
– Votre fournisseur internet et éventuellement votre gestionnaire de serveurs informatiques s’il s’agit d’un prestataire externe.
– Votre fournisseur de téléphonie qui n’est pas automatiquement le même que celui d’internet.
– Les employés de maintenance : vigiles, gardiens, PC sécurité, protection incendie…
– Les employés d’entretiens : les femmes de ménages ou la société qui les emploie pour vous.
Une fois cette liste écrite, vous n’avez plus qu’à les contacter un par un. Certains possèdent des plateformes de contact, d’autres préfèreront que vous les appeliez. Enfin, attention à ceux qui exigent une lettre recommandée avec un accusé réception. Ne trainez pas pour le faire afin de ne pas être pénaliser au moment de votre départ.
Modifier les documents où l’adresse est indiquée
Cela parait logique mais sachez que nombreux sont ceux à s’y prendre un peu tard. Si vos documents possèdent une adresse postale indiquée dessus, alors ils seront vite obsolètes. Vous avez certainement des plaquettes de présentation, des flyers, des cartes d’invitation ou autres. Tous les moyens de communication en format papier ou digital doivent être modifier au moment de déménager un commerce.
Pour vous accompagner dans cette démarche de modification d’adresse, nous avons également dressé une liste qui pourra vous aider. N’hésitez pas à la compléter lors de vos préparatifs :
– Les en-tête et pieds de page de vos documents
– Vos devis
– Vos factures
– Les fiches de paie de vos employés
– Les cartes grises des véhicules et utilitaires si vous en possédez.
– Les conditions générales de vente présentes sur votre site et/ou vos plaquettes
– Les plaquettes de présentation
– Les cartes de visites
– Les éléments sur votre site internet (ainsi que les pages professionnelles google ou autres)
Vous voilà fins prêts pour mettre dans des cartons les objets de votre commerce.
La gestion administrative après le déménagement de son commerce
La seconde étape pour déménager un commerce revient à suivre des directives légales une fois que votre nouvelles adresse est accessible.
Informer le CFE (Centre de Formalités des Entreprises)
Connaissez vous le Centre de Formalités des Entreprise ? Il s’agit d’une institution qui centralise les déclarations des entrepreneurs (et des commerçants) liées à la création, aux modification et aux cessations d’activités. Son rôle est d’assurer le contrôle et la transmission des déclarations en vérifiant les demandes d’autorisation et les pièces justificatives.
Une fois que le CFE aura traité les informations liées à votre déménagement, vous aurez alors le droit de récupérer votre nouveau K-Bis à jour avec votre nouvelle adresse. Pour avertir votre CFE, vous devrez constituer un dossier avec les éléments suivants :
– Le procès-verbal stipulant de la décision de transfert du siège social.
– Le projet de modification des statuts de la société
– L’avis public légal qui mentionne le transfert du siège social
– Le Cerfa 11682 ou formulaire M2 rempli
– Le justificatif de la nouvelle adresse (bail, facture d’un fournisseur d’énergie)
Aviser la Poste et l’administration fiscale
La réception de courrier reste une chose importante pour un commerce. La Poste propose des services pour le suivi de vos courriers. Vous pourrez opter pour différentes options entre 6 mois, un an ou plus afin d’avoir la garantie de la réception de votre courrier.
N’oubliez pas non plus d’alerter les services fiscaux afin d’être en règle lors de votre déclaration d’impôts.
