Et si le fait de déménager mes bureaux devenait une réelle opportunité d’optimiser le fonctionnement de mon entreprise ? Une question que beaucoup de chefs d’entreprises pourraient se poser. Un déménagement n’est pas anodin. Il est souvent provoqué par le besoin d’adapter les locaux à l’évolution de l’entreprise. Mais ce n’est pas la seule raison. Déménager mes bureaux signifie aussi améliorer la productivité des collaborateurs, repenser les espaces mais également faciliter cette conduite du changement pour l’ensemble des salariés.
Replacer les collaborateurs au cœur de la stratégie de l’entreprise
Le salarié mérite d’avoir une place de choix au sein de son entreprise. Un collaborateur qui se sent bien est synonyme de bonne santé pour la société dans laquelle il travaille. Un déménagement c’est l’occasion de replacer ce collaborateur au cœur de la stratégie de l’entreprise. L’idée est de mettre en place un projet « Identification des besoins des utilisateurs ».
La meilleure façon d’aboutir à de bons résultats pour ce type de projet renvoie directement à la nomination d’un responsable projet de déménagement. Ce dernier pourra ainsi diriger une équipe qui recensera les différents besoins des collaborateurs. Cette analyse se fait au début du projet déménagement, voire en amont de la recherche de nouveaux locaux. Déménager mes bureaux : un projet qui s’anticipe.
Les représentants de ce projet devront poser les bonnes questions à chaque salarié en prenant soin de ne délaisser aucun service. La préparation de cette étape mérite de se faire avec une personne représentant le comité de direction. Certaines décisions pouvant avoir un impact important sur le lieu de déménagement. En effet, si l’étude fait ressortir des besoins spécifiques, tels que le Flex office ou un besoin d’espace commun de réflexion, la disposition des nouveaux bureaux devra probablement être un critère de choix primordial.
Repenser le fonctionnement des nouveaux locaux
Je vais déménager mes bureaux, alors pourquoi ne pas profiter de l’expérience des autres ? Regardez autour de vous et questionnez vos clients, vos prestataires ou même votre réseau pour comprendre les bénéfices qu’ils ont obtenu lors de leur déménagement de locaux professionnels.
L’une des questions qui revient dans presque 100% des cas se réfère au choix de bureaux nomades ou fixes. Si le Flex Office n’a pas toujours été apprécié, il est désormais devenu une véritable mode. Les usagers ont su tirer profit des avantages à avoir des bureaux mobiles. Entre le partage des connaissances, la mobilité facilitée et le gain de m2 dû au développement du télétravail, le Flex Office connaît ses heures de gloire. Alors pourquoi ne pas faire une étude sur les avantages que vous auriez à utiliser ce concept ?
L’agencement des nouveaux locaux peut aussi demander la création de nouveaux espaces. Désormais, un bureau n’est plus simplement un bureau. Quand on va au travail, on va également partager des instants de loisirs et d’échanges professionnels avec ses collègues. Le responsable de déménagement propose un espace de détente, certes. Mais pour quels besoins ? Avez-vous des salariés qui préfèreront un lieu de lecture au calme, un lieu de détente dans des fauteuils confortables ou encore un espace pour se défouler autour d’un babyfoot ? Ces questions ne sont pas anodines. Des espaces de détentes sont toujours les bienvenus, encore faut il qu’ils soient adaptés à la ou les cible(s) que représentent vos collaborateurs.
Faciliter la mise en place d’une conduite de changement
La communication en amont se doit d’être un pilier en société. Pour déménager mon entreprise, je dois penser à informer les salariés en amont. Au-delà du fait de communiquer, il reste important de se soucier du mode de communication. Aidez-vous du responsable projet déménagement. Il pourra, par exemple, mettre en place une newsletter ou même réaliser des vidéos pour annoncer l’évolution des différentes étapes.
La conduite du changement se fait en amont mais elle doit également être gérée pendant le déménagement. Les changements restent de belles opportunités d’optimisations en tout genre. Certaines personnes mettent plus de temps que d’autres à s’adapter. Sortir de sa zone de confort n’est pas aisé pour tout le monde. Aidez vos collaborateurs en leur proposant des supports ou des formations sur de nouveaux outils ou des nouvelles méthodes de travail.
Pensez à la validation de la bonne application quelques semaines après la mise en place des changements. Parfois, certaines entreprises réalisent un livret de fonctionnement de l’entreprise. Cela accompagne les salariés dans une meilleure adaptation. Vous créez ainsi un livret d’accueil pour les nouveaux arrivants qui feront grandir votre entreprise.
En résumé, si je me lance dans le projet de déménager mes bureaux, alors je m’offre la possibilité de saisir de belles opportunités pour mon entreprise. Le changement de lieu permet de repenser des méthodes de travail pour optimiser la productivité de chacun tout en prenant soin de satisfaire toujours d’avantages de collaborateurs. Le tout est de se poser les bonnes questions en amont.
