Un déménagement d’entreprise n’est pas anodin. Il implique un certain nombre d’éléments à prendre en compte pour que cet évènement se passe au mieux. En prenant le temps de rédiger un cahier des charges, vous pourrez mieux détailler vos besoins et donc mieux préparer et organiser la mission des différents prestataires. Voici un modèle établit à partir de 10 questions qui pourra vous aider. Une fois terminé, remettez ce document au(x) prestataire(s) sélectionné(s). Ce cahier des charges pour déménager son entreprise leur permettra de mieux évaluer les solutions techniques et humaines à mettre en œuvre pour transférer votre entreprise et d’établir un devis précis adapté à vos attentes.
1. Quel est le contexte de votre déménagement ?
La première étape du cahier des charges pour déménager son entreprise consiste à expliquer les raisons de votre déménagement et à préciser la nature de votre activité. Indiquez la future adresse de votre entreprise, fournissez les plans d’aménagement et les accès. Enfin, pensez à préciser la période idéale à laquelle vous souhaitez déménager.
2. Quels sont les éléments à déménager et ceux dont vous souhaitez vous débarrasser ?
Une deuxième étape consiste à évaluer le volume et la quantité de matériels à déménager. Essayez de dresser la liste du mobilier et des fournitures que vous désirez conserver afin de les classer par catégories. Cela permet de calculer le volume à déménager mais aussi d’évaluer les nouveaux meubles et fournitures à acheter. Bien entendu, il faudra prévoir de recevoir les prestataires sélectionnés sur place pour affiner le calcul du volume. Si vous avez besoin de vous débarrasser de votre ancien mobilier, certains déménageurs comme I2T peuvent enlever et revendre pour votre compte le mobilier qui ne sera pas transféré.
3. Quelles sont les contraintes auxquelles vous devrez faire face ?
Précisez ensuite les contraintes qui doivent être prises en compte afin de mieux les gérer en amont. Si, par exemple, vous devez déménager un parc informatique, connecter ou reconnecter des équipements, transférer des objets lourds et encombrants ou des produits dangereux sachez que des moyens adaptés et du personnel qualifié pourront être nécessaires.
4. Qu’attendez-vous des déménageurs ?
A ce stade, indiquez la nature des prestations que vous souhaitez. Il existe en effet plusieurs niveaux de prestations. Posez-vous les bonnes questions. Qui va prendre en charge l’emballage des matériels ? Démonter ou remonter les meubles ? Connecter ou déconnecter les installations informatiques ? Faut-il des protections spécifiques ? Il ne tient qu’à vous de définir le périmètre d’intervention du déménageur.
5. Avez-vous besoin de transfert d’archives ?
Si vous avez besoin de transférer des archives, sachez que des sociétés spécialisées dans le transfert d’archives existent afin de vous faciliter la tâche. Un transfert d’archives nécessite une restructuration et une réorganisation afin de pouvoir être réinstallé dans les meilleures conditions. Certains déménageurs incluent ce service de transfert d’archives. Pensez à leur exprimer ce besoin dès le départ afin qu’ils le prennent en compte. Enfin, essayez de définir la quantité d’archives à transférer en mètres linéaires.
6. Un garde-meuble est-il nécessaire ?
Si votre déménagement doit se faire en plusieurs étapes ou plusieurs jours, vous aurez sans doute besoin de stocker des meubles dans un garde meuble. Il faut donc indiquer la nature et le volume des équipements à stocker ainsi que la durée dont vous avez besoin.
7. Comment gérer les déchets d’un déménagement d’entreprise ?
A l’heure où l’écologie est un sujet phare dans les entreprises, il est bon de se poser la question de la destination des déchets. Lors d’un déménagement, les déchets sont nombreux. Entre les cartons, les meubles ou fournitures dont vous voulez vous débarrasser, le poids et le volume peuvent devenir significatifs. Pour les vieux meubles et fournitures, pensez à la revente ou aux dons à des associations. Pour les emballages, il conviendra de les trier en fonction de leur nature et de leur composition.
8. Comment s’assurer que le prestataire sélectionné sera de qualité ?
En France, vous avez le droit de demander des documents officiels qui permettent d’attester de la bonne santé du prestataire que vous voudrez prendre. N’hésitez pas à demander des informations comme l’historique de la société, les références d’autres clients, les attestations d’assurances, etc…
9. Quels éléments doivent figurer dans le contrat ?
Votre contrat de déménagement doit être suffisamment complet pour prévenir et gérer les conflits éventuels : plannings, conditions de paiement, déclaration de valeurs, pénalités de retard, etc…
10. Fixer un rétro-planning à faire signer par votre prestataire
Lorsque vous aurez répondu à toutes les questions exposées dans ce modèle de cahier des charges, fixez votre rétro-planning. Prenez de la marge sur les dates. Détaillez au maximum ce document. Echangez avec votre ou vos prestataires pour vous mettre d’accord et conformez-vous à ce planning à toutes les différentes étapes du déménagement.
Avec ce modèle de cahier des charges pour déménager son entreprise en 10 étapes, vous disposez d’une bonne base pour préparer et réussir votre déménagement d’entreprise. Plus vos réponses seront complètes et détaillées, plus votre prestataire pourra cerner vos besoins et vous proposer une solution adaptée. Bon déménagement !
