Voici les plusieurs facteurs à prendre en compte lors du transfert d’une PME
Connaître les raisons d’un déménagement
Avant de déménager les bureaux d’une PME, il est essentiel de comprendre les raisons qui vous poussent à le faire.
C’est une erreur courante que de précipiter la décision de déménager. Rien ne garantit que la relocalisation soit la « bonne » décision pour votre entreprise. Il est donc essentiel de faire preuve de diligence raisonnable avant de procéder à un déménagement permanent. Pourquoi votre entreprise déménage-t-elle ? En quoi ce déménagement sera-t-il bénéfique pour votre entreprise, aujourd’hui et à l’avenir ? Prenez votre temps pour déterminer si vous souhaitez déménager les bureaux d’une PME de façon permanente et à quel endroit.
Certaines PME choisissent de déménager parce que leur espace commercial est physiquement trop petit pour accueillir une équipe d’employés en pleine croissance. Elles ont besoin de bureaux plus grands et plus ouverts pour tout le monde. Leur espace de travail actuel peut limiter littéralement leur croissance !
Choisir un nouvel emplacement pour votre entreprise
Une fois que vous êtes certain que la délocalisation de votre entreprise vous convient, l’étape suivante consiste à trouver un emplacement.
N’oubliez pas que vos nouveaux locaux doivent pouvoir répondre aux besoins de l’entreprise, de sa clientèle et de ses employés. Posez-vous les bonnes questions ! Le bâtiment est-il facile d’accès pour les voitures et les transports publics ? Combien y a-t-il de places de stationnement ? Le bâtiment est-il accessible aux employés et aux clients handicapés ? Avez-vous besoin d’un bureau de poste à proximité ? Si c’est le cas, quelle est la proximité d’un aéroport ?
L’immobilier commercial devient plus flexible en période d’incertitude (comme la pandémie COVID-19). En fonction des besoins de votre entreprise et de la façon dont votre équipe travaille, vous pouvez négocier un bail plus court qu’un bail traditionnel. Discutez-en avec le propriétaire pour vous assurer que vous pouvez obtenir le bail qui convient le mieux à votre entreprise.
Vérifier le coût du déménagement
Une fois que vous savez où votre entreprise va déménager, vous devez vous assurer que le coût du déménagement ne sera pas supérieur aux avantages. Après tout, déménager l’ensemble de votre entreprise peut coûter cher. Commencez par établir un budget pour votre déménagement. Dans ce cas, vous devrez peut-être faire appel à une entreprise de déménagement comme le groupe i2T pour vous conseiller sur la meilleure façon de procéder. Établissez un calendrier qui vous permettra de fixer d’avance les dates critiques du déménagement. Cela facilitera les étapes suivantes.
Tâches nécessaires avant de déménager votre petite entreprise
Une fois que vous disposez d’un espace physique et que vous avez informé les organismes compétents de votre changement d’adresse, vous devez établir une check list pour le déménagement. Cochez les points suivants au fur et à mesure que vous vous préparez à déménager.
Informer les employés
À ce stade, vous avez probablement informé vos employés que l’entreprise déménageait. Assurez-vous que votre équipe connaît l’endroit où vous déménagez et le calendrier du déménagement.
Informez les clients
Tenez votre clientèle au courant de votre déménagement. Vous pouvez communiquer la nouvelle sur les médias sociaux, les bulletins d’information ou le site web de l’entreprise. Si vous devez fermer pendant un jour ou deux pour déménager les bureaux d’une PME, informez vos clients de la date de fermeture pour cause de déménagement et de la façon dont ils pourront vous contacter.
Mettez à jour les actifs et les plateformes en ligne
Préparez-vous à mettre à jour votre site web, vos médias sociaux et vos signatures de courriel avec votre nouvelle adresse. N’oubliez pas les actifs en ligne faciles à oublier, comme Google Maps et Google My Business !
Commander du nouveau matériel de marketing et de publicité.
Vous pouvez décider de commander une nouvelle signalisation pour l’entreprise – par exemple une enseigne pour le bâtiment – avant de déménager. Mettez à jour tout le matériel de marketing avec votre nouvelle adresse, comme les cartes de visite et les brochures, en commandant de nouveaux documents imprimés.
Installez le téléphone et l’internet de l’entreprise dans le nouvel espace
Une fois que vous avez désactivé ces services dans vos locaux actuels, vous devez les installer dans les nouveaux locaux dès que possible. Cela permet d’assurer un déménagement sans heurts et de garantir l’expérience du client.
Planifiez le déménagement
Bien planifier son déménagement est essentiel !Le meilleur moment pour le faire est en dehors des heures de bureau traditionnelles.
Et le tour est joué ! Profitez de votre nouvel emplacement et célébrez l’achèvement de ce qui a probablement été un effort titanesque ! Déménager les bureaux d’une PME n’est pas une tâche simple. Pensez à consulter des professionnels du déménagement de bureaux comme le groupe i2T. Ils sont bien rodés aux problématiques de transfert de bureaux et sauront vous accompagner dans cet évènement.
