Planifier un déménagement de bureaux est un processus qui prend beaucoup de temps, avec de nombreuses tâches à organiser, des délais à respecter et le personnel dont il faut tenir compte bien sûr. Déménager des bureaux peut être décourageant, surtout si l’on considère les nombreux détails et défis logistiques que cela implique. De la coordination avec votre personnel et votre service informatique à l’assurance que le nouvel espace est prêt à être occupé, il y a de nombreux facteurs à garder à l’esprit. il est essentiel d’établir une liste de contrôle exhaustive afin d’éviter tout stress inutile et de s’assurer que le déménagement se déroule sans heurts.
Cet article vous fournira un guide étape par étape pour planifier un déménagement de bureaux et garantir un déménagement de réussi. Que vous déménagiez dans de nouveaux locaux ou que vous rénoviez votre espace de travail actuel, ce guide en 10 étapes couvre tous les aspects importants nécessaires à la planification, à l’organisation et à l’exécution d’un déménagement de bureaux réussi. Vous ne devriez rien oublier !
Étape 1 : Soyez clair sur les raisons qui vous poussent à déménager vos bureaux
L’expansion, la réduction des effectifs, la réduction des coûts ou le besoin d’un meilleur emplacement sont autant de facteurs qui poussent les entreprises à déménager. Définir les raisons de votre déménagement vous aidera à définir les besoins de votre nouveau bureau et à communiquer un message clair à votre personnel, à vos clients ou bien encore vos prestataires.
Étape 2 : Utiliser une liste point par point pour le déménagement des bureaux
Pour planifier un déménagement de bureaux, une liste de contrôle est le point de départ de la planification d’un déménagement de bureaux réussi. Elle vous guidera tout au long du processus de déménagement, du début à la fin, et vous indiquera ce que vous devez faire à chaque étape du déménagement.
Étape 3 : Connaître les dates clés
Une fois que vous avez déterminé la date à laquelle vous quitterez votre bureau, vous pouvez commencer à travailler à rebours pour déterminer quelles sont les tâches importantes à accomplir et à quel moment. Utilisez le calendrier pour planifier un déménagement de bureaux et établir un calendrier précis.
Étape 4 : Établir un budget pour gérer les coûts du déménagement de bureaux
Combien le déménagement de votre bureau va-t-il coûter ? Renseignez-vous sur les coûts liés au déménagement des bureaux et établissez un budget.
Etape 5 : Informer votre agent immobilier
Choisissez un agent immobilier pour vous aider à trouver le bon espace de bureau dans lequel vous allez emménager et à négocier les meilleures conditions de location. Il vous aidera à définir vos besoins en termes de taille, d’équipements et d’emplacement de votre nouvel espace de bureau.
Étape 6 : Soyez attentif à la signature de votre bail de bureaux
Il est vivement recommandé de faire appel à un avocat spécialisé en immobilier ou à un notaire afin de vérifier votre bail de bureaux. Vous aurez ainsi l’assurance que tout a été correctement documenté avant de signer le bail.
Étape 7 : Commencez à planifier votre nouvel espace de bureau
Travaillez avec un spécialiste de l’aménagement de bureau pour vous aider à transformer votre nouvel espace de travail en un lieu de travail efficace et fonctionnel dans lequel votre entreprise est la mieux placée pour prospérer.
Étape 8 : Planifiez votre déménagement informatique
Mettez au point la logistique du déménagement, prenez soin de la remise en service de vos ordinateurs et téléphones dans le nouveau bureau. La bonne infrastructure informatique devra être en place dans le nouveau bureau pour que votre équipement informatique fonctionne correctement. Reportez-vous à la liste de contrôle pour la relocalisation des technologies de l’information pour obtenir tous les détails sur ce qui doit être fait .
Étape 9 : Réservez votre entreprise de déménagement de bureaux
Contactez les entreprises de déménagement de bureaux et demandez-leur un rendez-vous pour établir un devis. Cette rencontre vous aidera à déterminer les éléments du mobilier de bureau qui seront déplacés, ceux qui doivent être remplacés et ceux qui doivent être potentiellement stockés pendant une période plus ou moins longue.
Étape 10 : N’oubliez pas vos responsabilités en matière de liquidation
Avant de rendre votre « ancien » bureau au propriétaire, assurez-vous que vos obligations stipulées sur le bail ont été remplies et que le bureau est en bon état, afin qu’il n’y ait pas de litige concernant la restitution de votre caution locative.
Pour une description détaillée de ce qu’il faut faire (et quand), vous pouvez télécharger gratuitement notre guide pour bien préparer son déménagement de bureau un peu plus bas.
Et surtout, célébrez votre déménagement !
Félicitations ! Vous avez réussi votre déménagement. Célébrez l’événement en organisant une fête pour réchauffer les bureaux afin de promouvoir des relations de travail fructueuses et une culture d’entreprise positive dans votre nouveau lieu de travail. N’oubliez pas d’organiser une fête en ligne afin que les employés à distance puissent participer aux festivités.
