Depuis quelques années, le Flex Office devient la tendance phare des entreprises en France. Tout droit venu des Etats-Unis, ce concept de flexibilité des bureaux fait couler de l’encre. Il se trouve également au cœur des discussions des sociétés qui tendent à entreprendre des travaux ou aménagements pour mettre en place le Flex Office dans leurs locaux. Est-ce un effet de mode ? Pour le savoir, il faut se pencher sur le fonctionnement du Flex Office afin d’en comprendre les principes. Comme tout nouveaux challenges de méthode de travail, il existe des avantages et des inconvénients à prendre en compte avant de se lancer dans le Flex Office.
Comprendre le Flex Office et son fonctionnement
L’objectif de ce nouveau concept est de repenser les bureaux dans le but de créer du mouvement et des espaces partagés au sein d’une entreprise. La tendance du Flex Office s’est renforcée avec l’essor du télétravail. En effet, on a constaté qu’un grand nombre d’espaces de bureaux restaient inoccupés.
Le principe 1 employé = 1 bureau est révolu.
Désormais, avec ce nouveau concept, on arrive le matin et on connecte son poste de travail où on veut. Cela permet de changer d’espace, de décor, de collègue ou de position pour travailler. Les entreprises qui proposent le Flex Office offre des espaces bien distincts pour varier les possibilités. Vous pouvez arriver le lundi matin et vous connecter dans un bureau en open space. Le mardi, vous avez besoin de vous isoler et empruntez une salle de réunion, voire un caisson insonorisé. Le mercredi vous rend festif et le besoin de brainstorming en équipe vous conduit à être installé dans une zone plus dynamique. Et le changement peut continuer ainsi toute la semaine.
Dans la pratique, chaque employé possède souvent un ordinateur portable et des codes de connexion pour accéder au téléphone. La bienséance veut que vous laissiez le poste de travail le soir tel que vous l’avez trouvé le matin : propre et rangé. Pour cela, vous disposez bien souvent de casier pour ne pas avoir à transporter vos affaires chez vous chaque jour.
Quels avantages peut-on tirer du Flex Office en entreprise ?
Une baisse des coûts pour l’entreprise qui opte pour le Flex Office
Quand on sait que 17% des Français ont au moins une journée de télétravail et que cette tendance se généralise, il y a des économies d’espaces à faire. Les espaces inoccupés coûtent de l’argent aux entreprises. Pourquoi conserver 1000 m2 d’espace quand seulement 50% sont occupés chaque jour. Entre les congés, le télétravail et les déplacements des collaborateurs, la vacance des employés représente 40%. Deux personnes en télétravail sur des jours différents peuvent ainsi se partager un espace. Vu le montant des loyers commerciaux dans certaines villes, la réduction d’espace apportent rapidement des économies à l’entreprise.
Une modernité des équipements
Les entreprises qui proposent le Flex Office à leurs salariés mènent avant tout une politique de modernité. Pour que ce concept fonctionne, il ne suffit pas de dire aux employés : « On réduit l’espace de 50%, installez-vous où vous voulez ». Le principe requiert des postes de travail plutôt modernes avec une technologie de pointe du matériel informatique. Les salles de réunions sont bien pensées avec des positions assises ou debout comme le préconisent certains professionnels de l’ergonomie de la posture au travail. Enfin, les entreprises en Flex Office ont toutes des espaces de détente à proposer à leurs salariés : zone de babyfoot, lieux de lecture, canapés de repos, etc…
Un management facilité par la fluidité des échanges
La collaboration des équipes s’est considérablement améliorée dans les entreprises qui pratiquent le Flex Office. Les cloisonnements des équipes n’existent plus. Les tensions diminuent. Vous pouvez être avec un membre de l’équipe informatique un jour, puis un collaborateur financier un autre jour ou encore un commercial. En bref, la multiplication des échanges permet de décloisonner ceux qui se sentent délaissés par les managers. Ces derniers deviennent plus accessibles, facilitant ainsi les échanges et le management.
Ne pas négliger les inconvénients du Flex Office afin de les limiter
Un manque de cadre
De même qu’à l’école, certains salariés ont besoin d’avoir plus de cadres que d’autres. Si vous décidez de travailler avec votre collègue préféré avec qui vous ne faites que parler toute la journée, sans réussir à vous concentrer cela peut être néfaste. Les espaces de détente ouvrent l’esprit de certains qui réussissent à mieux travailler. Mais ce n’est pas le cas pour tout le monde. Être assis sur un canapé à côté du babyfoot toute la journée peut apporter un manque de motivation et une forte distraction.
Une personnalisation limitée de son espace de travail en Flex Office
Fini les photos des enfants accrochées au mur ou encore les 35 goodies posés sur votre bureau. Le Flex office demande une agilité rapide d’installation de votre poste de travail. Pour ceux qui ont besoin de se sentir sur « leur » bureau grâce à des objets de personnalisation, cela n’est pas évident à mettre en place.
Ce nouveau concept prend de plus en plus de place dans la vie des salariés en France. Adulé par les uns mais parfois détesté par les autres, le Flex Office mérite de prendre le temps de l’expliquer aux collaborateurs qui seraient réfractaires. Car quand on creuse les principes de ce concept, il en sort des échanges intéressants.
