Pour un·e Assistant·e à Maîtrise d’Ouvrage (AMO), construire un budget déménagement fiable relève souvent du casse-tête : chaque poste non anticipé se transforme en avenant, puis en tension avec la maîtrise d’ouvrage. Voici 7 lignes de coûts cachés que l’AMO peut éliminer en amont dans les transferts d’entreprise — et les parades pour les neutraliser avant même la consultation des prestataires.
1. Doubles loyers et charges d’exploitation
La livraison du nouveau site glisse de deux semaines ? Sans clause de flexibilité, l’entreprise paye simultanément l’ancien loyer, les charges et l’énergie. Action AMO : prévoir dans le rétroplanning une marge de dérive et négocier des dates de remise des clés conditionnelles ; intégrer un poste « loyers tampon » dans le budget afin d’éviter les mauvaises surprises.
2. Redondance de circuits IT
Migrer serveurs et utilisateurs en H-24 génère souvent des coûts de continuité (lignes fibres doublées, hébergement temporaire). Action AMO : imposer au prestataire un plan de bascule par lots, valider le temps d’arrêt toléré par la DSI et vérifier la disponibilité d’un PRA/PCI existant plutôt que de louer un data-center provisoire.
3. Emballages à usage unique
Caisses carton, bulles plastiques et palettes jetées représentent jusqu’à 5 % de la facture logistique. Action AMO : spécifier des bacs réutilisables, housses textiles et palettes réemployables dès l’appel d’offres ; demander la valorisation des déchets dans le mémoire technique.
4. Déchets d’ameublement (DEA) en fin de chantier
Le coût d’évacuation du mobilier obsolète est souvent sous-évalué, surtout depuis l’extension de la REP-DEA. Action AMO : recenser les volumes dès l’audit mobilier, identifier les filières (don, reconditionnement, éco-organisme) et faire chiffrer l’opération en phase APS.
5. Surcoûts de protection bâtiment existant
Protéger ascenseurs, sols et cloisons peut entraîner factures de remise en état si le cahier des charges est vague. Action AMO : imposer un plan de protection illustré (films, moquettes, cornières) et un état des lieux contradictoire avant/après pour que ces coûts restent à la charge du déménageur.
6. Temps passé par les équipes internes
Mobiliser 200 salariés pour emballer postes et archives équivaut à plusieurs centaines d’heures salariées invisibles. Action AMO : quantifier ce temps, prévoir une prestation « clé en main » (packing / labelling) et estimer le coût de productivité afin de comparer objectivement les offres.
7. Coût carbone non budgété
Les directions RSE exigent de plus en plus un reporting CO₂. Or la collecte de données a posteriori peut être facturée. Action AMO : exiger dès l’appel d’offres un calcul d’empreinte carbone intégré, idéalement via flotte électrique et outils de tracking fournis par le déménageur — gratuit si prévu, coûteux sinon.
Un budget déménagement d’entreprise maîtrisé repose moins sur la chasse aux rabais que sur l’identification précoce des dépenses cachées. En tant qu’AMO, votre levier n° 1 est la programmation : plus les exigences techniques, RSE et planning sont détaillées, moins les aléas se transforment en surcoûts. En intégrant coûts cachés que l’AMO peut éliminer dans votre trame budgétaire et votre DCE, vous protégez le contrat, la trésorerie… et la confiance du maître d’ouvrage.
