Pour déménager vos bureaux dans les meilleures conditions, mieux vaux s’y préparer en amont. Effectivement, un changement d’adresse dans le cadre professionnel demande de respecter un certain nombre de règles. Afin de vous accompagner dans ce projet, nous vous recommandons de suivre les 10 conseils les plus importants à nos yeux pour déménager vos bureaux.
1. Définissez ce qui vous pousse à déménager vos bureaux
Un déménagement certes, mais pourquoi ? Bien souvent un changement d’adresse professionnelle est lié à un besoin d’espace qui a évolué. Soit vous avez embauché de nouveaux salariés et avez besoin de plus d’espace, soit vous avez réduit les effectifs sur place engendrant un besoin plus faible en surface. Vous pouvez également avoir des locaux trop vétustes, trop chers ou plus adaptés à votre activité.
Les raisons peuvent être multiples alors il est important de bien définir les vôtres. Cela vous aidera à présenter ce projet à vos collaborateurs et salariés.
2. Préparer votre déménagement bien en amont
Comme tout projet, le déménagement de vos bureaux se prépare suffisamment en amont. En mettant en place un planning détaillé, vous aurez tout à y gagner. En moyenne, le temps de préparation d’un déménagement de locaux professionnel s’évalue à 6 mois.
Entre les plans, les devis, les cartons, les formalités administratives ou encore les questions d’aménagement de mobilier, vous verrez que la moitié d’une année ne sera pas de trop. Plus les effectifs à déménager seront importants, plus le délai de préparation du déménagement sera conséquent.
Avec une préparation bien anticipée, vous limiterez les résistances, les coûts et les surprises négatives.
3. Vérifiez que vos nouveaux bureaux sont suffisamment adaptés à vos besoins
Avant de déménager vos bureaux, vérifiez que les futurs locaux correspondent vraiment à vos attentes. Quand on connait le coût d’un déménagement, il est utile d’en limiter le nombre. Si votre entreprise est amenée à se développer et à accroitre le nombre de ses salariés, ne déménagez pas pour gagner uniquement 10 m2 par exemple.
Prenez en compte différents éléments pour que ces nouveaux locaux ne nuisent pas à la santé de l’entreprise (loyer trop élevé, difficulté d’accès, etc.)
4. Listez les formalités administratives que vous aurez à réaliser
Dans le cadre d’un déménagement, sachez que ce projet nécessite différentes formalités à respecter. Vous devez dénoncer le bail de vos anciens locaux. Vérifiez les conditions de rupture de votre bail. Parfois, le contrat stipule une dénonciation 6 mois avant.
Les documents officiels devront également faire l’objet d’une mise à jour avec le changement des entêtes entre autres. Si vous changez de région, vous devrez même changer de numéro de Siret. Toutes ces choses s’anticipent car certaines peuvent prendre du temps en raison de délais incompressibles.
5. Faites participer vos salariés pour qu’ils adhèrent au projet
Tout changement n’est pas systématiquement le bienvenu. Pour faire adhérer un projet, il faut savoir l’expliquer et impliquer les personnes concernées. L’idéal est même de créer une équipe dédiée au déménagement. Ces personnes vous aideront et vous feront gagner du temps. De plus, elles pourront être de précieux atouts en vous faisant des retours sur le déroulement de la préparation au déménagement.
Ainsi, vous pourrez déménager vos bureaux en toute quiétude avec des salariés impliqués.
6. Faites réaliser plusieurs devis de déménagement
Les devis peuvent fluctuer d’une société de déménagement à une autre. C’est la raison pour laquelle il est important de maitriser les coûts d’un déménagement. Faites une demande auprès de 3 sociétés différentes. C’est généralement suffisant.
Lorsque vous analyserez les devis des entreprises sélectionnées, pensez à vérifier les éléments suivants : le budget, les options, les assurances, etc…
7. Sélectionnez une date de déménagement en fonction de certains critères
Vous avez une activité qui impose une saisonnalité particulière ? Pensez à une date qui ne nuise pas à la productivité de votre entreprise. Souvent, certaines sociétés privilégient un déménagement au mois d’août car il s’agit du mois où le nombre de salariés présents sur site est le plus faible. D’autres, préfèreront attendre la fin d’année fiscale pour réaliser ce déménagement. Pour déménager vos bureaux à une date optimale, faites un sondage auprès de vos salariés et de votre comptable.
8. Informez vos clients et fournisseurs de votre nouvelle adresse
L’anticipation d’un déménagement se réalise également auprès des clients et fournisseurs. En effet, ces derniers apprécieront avoir été prévenus en avance de votre intention de déménager vos bureaux.
Une astuce pour être sûr de ne pas oublier les clients et fournisseurs actuels, indiquez votre changement d’adresse dans la signature des emails de l’ensemble des personnes travaillant au sein de votre entreprise.
9. Anticipez l’aménagement des futurs locaux
Encore de l’anticipation. Eh oui, la préparation reste la clé de tout changement. Si vous arrivez dans vos nouveaux locaux et que vous n’avez aucune idée de l’endroit où mettre les meubles ou les postes de travail, vous perdrez énormément de temps.
Faites des plans. Réfléchissez aux connectiques, aux éclairages et à la fluidité des espaces de travail.
10. Quittez vos anciens locaux de manière propre
Connaissez-vous l’adage « Ne partons pas fâchés » ? Ceci s’applique également dans le cadre d’une rupture de bail. En termes administratifs, vérifiez que vous avez rempli toutes les formalités nécessaires y compris les ruptures de contrats (assurances, électricité, lignes téléphoniques, etc…).
Vous devez également rendre les locaux comme vous les avez trouvés. Pour les laisser propres, pensez à faire appel à une entreprise de nettoyage.
Si vous suivez l’ensemble des conseils promulgués dans cet article, il y a de fortes chances que le projet de déménager vos bureaux se déroule pour le mieux. Bon déménagement !
