Déménager son entreprise est source de stress même si c’est nécessaire, notamment lorsque votre société grandit. En effet, il y a bon nombre d’étapes à prévoir pour préparer cet évènement. Vous devez déjà trouver ou construire de nouveaux locaux adaptés à vos besoins. À cela vient s’ajouter le déménagement matériel, mais aussi les tâches administratives comme prévenir les fournisseurs, les clients, etc. Pour réussir un déménagement, il faut également réussir son déménagement informatique. Votre système informatique est votre outil de travail, ou du moins, il en fait grandement partie. C’est pourquoi vous devez bien choisir votre déménageur. Au milieu de tout cela, vous ne devez pas oublier vos employés.
Choisir un professionnel pour réussir son déménagement informatique
Avant toute chose, vous pouvez vous demander pourquoi engager un professionnel pour déménager votre parc informatique si vous pouvez le faire vous-même. Mais êtes-vous certain d’avoir les ressources, le temps et les moyens nécessaires ?
Un déménageur informatique est un spécialiste, c’est son métier. Tout comme vous, il sait que vos équipements informatiques sont à la fois de valeurs, précieux et sensibles. Faire appel à un professionnel est un gage de sécurité, mais aussi de rapidité.
La société de déménagement travaille en coopération avec le service informatique de votre entreprise. Son domaine de compétence peut s’étendre d’une analyse du projet et du système jusqu’à la reconnexion et même le déploiement en passant par la sauvegarde de vos données.
Prenez le temps de choisir un prestataire reconnu qui vous donnera toutes les garanties pour assurer le succès de cette opération.
Impliquer l’équipe informatique et les autres collaborateurs
L’équipe informatique devra être impliquée très tôt dans le projet de déménagement. Elle devra s’assurer que les nouveaux locaux soient bien raccordés et envisager les travaux nécessaires au bon fonctionnement des systèmes. De plus, c’est elle qui va travailler de concert avec la société de déménagement afin que le transfert informatique soit optimisé. C’est potentiellement cette équipe qui expliquera aussi aux collaborateurs les changements qu’ils vont connaître à leur nouveau poste de travail.
En effet, l’informatique à une place importante et une très grande partie du système (si ce n’est pas tout le système) fonctionne en réseau.
En plus de ne perdre aucune donnée, réussir son déménagement informatique c’est arrêter le moins longtemps possible le système. Plus vite le système sera remis en route, plus vite vous pourrez recommencer à travailler normalement.
Prévoir toutes les étapes pour réussir son déménagement informatique
Afin de réussir son déménagement informatique, vous devrez tout planifier et faire preuve de rigueur. Vos données sont précieuses. On peut considérer 3 grandes étapes.
1/ Phase préparatoire
La phase préparatoire est importante pour bien démarrer, car c’est grâce à elle que vous allez identifier et faire l’inventaire de vos systèmes informatiques, y compris des schémas. A cette occasion, il convient d’établir un plan d’action prévisionnel. Votre équipe informatique peut recenser les équipements à transférer tout en étant force de conseil quant aux conditions idéales de l’architecture réseau dans les nouveaux locaux.
C’est également grâce à cette phase préparatoire que la société de déménagement pourra faire un audit et travailler avec l’équipe informatique pour planifier un déménagement serein et en toute sécurité.
Vous devrez faire un reporting de l’état d’avancement afin de détecter le plus tôt possible le moindre risque de changement de planning qui pourrait entraîner un retard qui pénaliserai le transfert.
2/ Phase de transfert
La phase de transfert n’est pas à négliger, mais ce sont bien souvent des professionnels qui s’en chargent, notamment pour des questions d’assurances. De manière à optimiser le déménagement informatique, il est préférable de désigner un coordinateur qui fera la liaison entre les différents prestataires et l’équipe du Système Informatique. Le SI et la société de déménagement doivent coopérer. Le coordinateur donne ainsi les instructions à chacun tout en suivant le plan d’action prévu pendant la phase préparatoire. Vos équipes ou la société de déménagement éteindront votre réseau avant de débrancher, emballer puis charger le matériel.
3/ Phase d’accompagnement
Pour réussir son déménagement informatique, la communication est indispensable aussi bien avant, pendant et qu’après le transfert du système. Ces changements ne sont pas sans conséquence pour les utilisateurs qui doivent être accompagnés. Votre équipe aura surement affaire à certains dysfonctionnements de téléphones ou d’ordinateurs liés à une prise réseau mal branchée ou mal brassée. Certaines applications ou services peuvent être inaccessibles suite aux changements de l’adresse IP, etc.
Tout entreprise qui est amenée à déménager doit anticiper en amont le plus précisément possible son déménagement informatique accompagné d’un spécialiste. L’anticipation et la préparation sont une fois de plus les clés du succès pour réussir son déménagement informatique.
