De nombreuses entreprises en France déménagent chaque année leurs bureaux. Les enjeux d’un projet de déménagement de bureaux sont multiples. En effet, il s’avère qu’au cours des 5 dernières années, plus de 40% des entreprises ont mené à terme un déménagement. Pour que ce projet se passe sans encombre, il est important de respecter certaines étapes. D’abord, définir les raisons du projet de déménagement, puis la communication avec les salariés et collaborateurs pour une meilleure acceptation du projet. Enfin, il faudra établir un retroplanning.
Bien définir les raisons du projet de déménagement de bureaux
Pour expliquer un tel projet aux salariés, aux financiers ou à tout autre personne concernée, il est nécessaire d’en établir les raisons. Différents facteurs peuvent influer sur la décision de changer de locaux.
Des facteurs économiques
Un loyer trop élevé peut justifier un besoin de déménagement. Les locaux sont devenus trop chers ou trop grands en raison d’une réduction de la masse salariale, parfois due à une baisse d’activité et donc de chiffre d’affaires. L’entreprise ne pouvant plus supporter le coût d’un bail non adapté, se verra contrainte de changer de bureaux. A l’inverse, une société en pleine croissance peut avoir besoin de davantage d’espace pour accueillir ses collaborateurs.
Des raisons politiques liées à l’image de marque
Dans certains secteurs, l’adresse du siège social est un gage de confiance et de qualité. Effectivement, pour obtenir ou conserver certains clients, une partie des entreprises est prête à payer plus cher leurs locaux. Une belle adresse garantit ainsi une meilleure image de marque. Certaines professions comme les entreprises de luxe ne peuvent se permettre d’afficher un siège social dans une banlieue parisienne peu renommée. Elles préféreront payer le prix de leur image de marque en affichant une adresse parisienne dans le 8è arrondissement de la capitale par exemple.
Des besoins stratégiques
Stratégiquement parlant, une société qui se situe proche de toutes commodités aura plus de facilités à embaucher ou conserver ses employés. En effet, la proximité des transports en commun est souvent un critère de sélection pour un candidat qui cherche un poste. Une entreprise mal desservie, loin des bus, métros, trains, trams aura plus de mal à recruter des profils de qualité. Ces derniers refusant peut-être un poste par crainte de difficultés pour se rendre dans leur entreprise. Certaines sociétés optent pour un déménagement en vue de proposer une meilleure accessibilité à ses actuels et futurs salariés. Au-delà de la praticité des transports, il faudra également penser que les restaurants, magasins et centres commerciaux proches des bureaux attirent toujours plus de candidats.
De nouvelles ambitions écologiques
Les politiques RSE (Responsabilités Sociaux Ecologiques) explosent. Les dirigeants d’entreprises souhaitent de plus en plus ancrer des questions d’ordre écologique au sein de leur politique. Le projet de déménagement de bureaux se tourne ainsi pour des bureaux mieux éclairés, mieux isolés, plus végétalisés ou encore répondant à de nouvelles normes écologiques.
Inclure l’ensemble des salariés et collaborateurs dans votre projet de déménagement de bureaux
Il est effectivement important d’inclure les personnes concernées par un projet de déménagement. Les salariés ne seront pas forcément tous enchantés à l’idée de changer leurs habitudes de lieu professionnel. En les faisant participer, vous créez une émulation de groupe qui favorisera l’idée de changement.
Les obligations et devoirs envers les salariés
Le responsable de ce projet devant en premier lieu informer les instances de représentation du personnel dès que possible. Ces dernières sont là pour accompagner ce changement du mieux possible. Il est possible que certains salariés aient ou n’aient pas de close de mobilité. Tout dépend de la distance entre vos bureaux actuels et les futurs locaux. Si l’écart est important, il y a fort à parier que certains salariés se heurteront à ce projet. Il faut ainsi prévoir des solutions pour que tout le monde s’y retrouve.
L’adhésion politique et sociale des salariés vis-à-vis de ce projet de déménagement de bureaux
Pour que la majorité voire la totalité des collaborateurs adhère à un projet de déménagement de bureaux, leur participation est pratiquement obligatoire. Il est intéressant de créer des groupes pour que chacun puisse émettre des propositions. En prévenant la majorité en amont, chacun aura le temps de se préparer et de participer à ce projet.
Etablir un retroplanning en amont
Un projet de déménagement de bureaux ne se fait pas à la légère. Au contraire, il nécessite une organisation de qualité. Pour que cette dernière soit optimale, il est primordial de réaliser un rétroplanning qui permettra de suivre le déroulement étape par étape.
Les actions à prévoir 6 mois avant
La rédaction du cahier des charges bien en amont facilitera la fluidité d’un déménagement de bureaux. A cette même période, il faudra commencer à étudier les futurs plans des bureaux, les contrats actuels des salariés, et penser à dénoncer votre bail.
Les étapes 2-3 mois avant le déménagement
La constitution d’un groupe de travail sur ce projet doit se faire à ce moment-là. Nommez un responsable de projet afin qu’il organise certaines étapes, notamment l’écoute des salariés. Vous ne pourrez pas forcément répondre à l’ensemble des doléances mais il est important qu’elles puissent tout de même être formulées. Commencez également à prévenir vos fournisseurs de votre changement d’adresse. Enfin, établissez des devis pour un éventuel accompagnement par un expert.
La semaine qui précède votre déménagement de bureaux
Réalisez un plan d’action avec vos salariés, votre prestataire de déménagement et sauvegardez tout. Le tri et les archives doivent être finie à cette période.
Le jour J
Prévoyez éventuellement une journée de télétravail si cela est possible pour vos salariés afin de ne pas les pénaliser dans leurs tâches face à des déménageurs ou des problèmes de connexion.
Les jours qui suivent
Entre la nouveauté, l’excitation et le stress, n’oubliez pas d’inaugurer vos nouveaux locaux. Nous recommandons même d’inclure cette phase dans le retroplanning afin de ne pas l’oublier.
L’accompagnement par des experts du déménagement de bureaux : une approche à ne pas négliger
Le choix d’être accompagné par un prestataire de service spécialisé dans le déménagement de bureaux, permets souvent d’éviter des aléas. En effet, l’entreprise de déménagement pourra non seulement vous accompagner le jour J, mais aussi offrir son expertise en amont. Elle vous accompagnera sur les étapes à suivre et fournira son expérience et le matériel adapté.
Un projet de déménagement de bureaux est un beau projet. Mais pour qu’il soit mené à terme dans de bonnes conditions, il faut savoir bien s’entourer pour bien le préparer.
