Pour réussir le déménagement de son entreprise, il vaut mieux s’y prendre à l’avance et bien s’organiser, en particulier lorsqu’on a une grande entreprise. Quitter ses anciens locaux constitue un grand changement pour les équipes et il convient de tout mettre en œuvre pour que tout se déroule correctement le jour du transfert. Voici donc quelques conseils à appliquer pour réussir le déménagement de son entreprise le jour J !
1. Bien préparer son déménagement d’entreprise
Pour réussir le déménagement de son entreprise il faut étudier à l’avance quel serait le meilleur moment pour procéder au transfert des bureaux. Habituellement, les entreprises profitent des week-ends ou des périodes de vacances pour déménager et garantir la continuité des activités. Il faudra par la suite effectuer un rétro-planning de déménagement en fonction de cette date.
Il est important pour réussir son déménagement d’entreprise d’identifier un responsable pour coordonner toutes les opérations et se charger de répartir le travail en interne avec ses collaborateurs. Ce dernier désignera un responsable pour chaque service en charge des effets matériels et personnels, qui servira également de relais d’information auprès des employés.
L’étiquetage sera également primordial quant au bon déroulement du déménagement. En effet 80 % de la réussite d’un déménagement passe par la préparation.
L’étiquette de déménagement est pour les déménageurs l’équivalent de l’adresse sur une enveloppe pour un facteur. Si cette opération d’étiquetage est bien réalisée, les équipes de votre prestataire de déménagement seront plus autonomes et cela vous permettra de vous concentrer sur d’autres tâches.
2. Pourquoi choisir un professionnel du déménagement d’entreprise ?
Il est vivement conseillé de choisir un professionnel du déménagement d’entreprise pour assurer le transfert de ses bureaux et de son système informatique car cette opération est bien plus complexe qu’un déménagement classique.
Faire appel à des professionnels qualifiés est essentiel, de la préparation du projet à la réalisation du déménagement. Ils sauront vous accompagner de la préparation du projet, en passant par l’étiquetage des équipements et la communication auprès des collaborateurs et pourront vous garantir un transfert rapide et sans risques.
Soumises à une obligation de résultat, les entreprises de déménagement spécialisées sont en mesure de garantir une prestation complète et dans le respect des délais impartis. Les déménageurs sont formés pour le transport, le montage et le démontage des meubles de bureaux, des équipements électroniques et des matériels volumineux.
Les professionnels fournissent des emballages adaptés pour le transport des différents équipements sensibles : matériel informatique, archives confidentielles, tableaux et œuvres, etc….
Il est également possible de faire appel à leurs services de stockage si vous souhaitez entreposer temporairement vos effets dans les meilleures conditions. Les déménageurs sont également expérimentés pour déplacer des éléments particuliers, tels que des coffres forts, ou des machines lourdes et volumineuses que l’on trouve dans l’industrie.
C’est pourquoi, pour réussir son déménagement d’entreprise, il est important de s’adresser à des professionnels spécialisés. C’est un gain de temps et d’énergie !
3. Désigner une personne responsable du déménagement
Le jour du déménagement, le responsable du projet, en relation avec le coordinateur de l’équipe de déménagement, veille à ce que les opérations se déroulent comme prévu : respect du planning, livraison conforme aux plans d’aménagement, vérification de l’intégrité des équipement, etc…
La personne en charge du déménagement assure également un rôle d’assistance auprès des salariés.
4. Transfert informatique et aménagement des bureaux dans les nouveaux locaux
Une fois que tout est acheminé dans les nouveaux locaux, les déménageurs se chargent également d’aménager et de remonter les systèmes informatiques, en collaboration avec les techniciens informatiques pour installer les postes de travail.
Pour réussir son déménagement d’entreprise, il faut avoir un inventaire précis des équipements informatiques et les avoir préalablement étiquetés pour identifier à quel salarié il appartient. Les connexions et déconnexions doivent être confiées à des professionnels qui connaissent les règles de sécurité informatique. Certains prestataires de déménagement proposent ce type de prestations, ce qui permet de réduire au maximum le temps d’interruption de service.
Il est important de s’assurer avant le déménagement que le nouveau réseau fonctionne et qu’il est bien adapté aux besoins de l’entreprise.
Conclusion
Réussir le déménagement de son entreprise requiert une organisation irréprochable afin de transformer un simple déménagement en véritable opportunité de croissance pour l’avenir. Il faut tenir compte des mesures administratives, logistiques et du capital humain à ne pas négliger. Il est important de bien se préparer pour que le jour J se déroule dans les meilleures conditions.
