Tout va bien se passer. Pas de panique. Pour être certain de pouvoir bien aborder un déménagement de bureaux, il est essentiel d’être méthodique. En suivant nos conseils pour déménager votre entreprise sans stress, vous limiterez certainement les aléas d’un tel projet. L’organisation doit être le maître mot de votre changement de lieu pour vos bureaux. En anticipant les étapes à suivre, vous gagnez en énergie et en efficacité. Le tout est d’être bien accompagné et d’impliquer les bonnes personnes.
L’anticipation : un atout pour déménager votre entreprise sans stress
Une bonne organisation est avant tout une démarche faite avec anticipation. Il n’est pas rare d’être submergé par des montagnes de démarches à entreprendre lors d’un changement d’adresse. Pour cela, le chef d’entreprise ou le responsable du projet déménagement se doit de réaliser un planning qu’il communiquera à l’ensemble des personnes concernées. Pour ce faire, déterminez en amont les personnes qui seront impactées par ce déménagement.
Les salariés et collaborateurs
Les toutes premières personnes concernées par un tel changement restent les salariés et collaborateurs. Pour déménager votre entreprise sans stress, il faut avant tout rassurer les salariés. Si ces derniers éprouvent un certain stress face à une modification d’adresse, l’anticipation permettra d’avoir le temps de rassurer tout le monde avant le jour J. Prenez le temps de faire tomber les barrières angoissantes.
Les tiers liés à la gestion administrative
Qu’il s’agisse d’un bailleur, d’un administrateur ou encore de démarches liées aux impôts ou à des organismes concernés par un numéro de siret ou siren, n’oubliez pas qu’un changement d’adresse peut avoir des implications. Le numéro SIRET identifie chaque établissement de l’entreprise. Il se compose de 14 chiffres : les neuf chiffres du numéro SIREN + les cinq chiffres correspondant à un numéro NIC . effet, si vous déménagez votre entreprise dans un autre département ou une autre région, certains numéros de siret et siren devront être modifiés. Pour ne pas se retrouver face à un stress de dernière minute, anticipez cette démarche.
Les clients et fournisseurs
Ne prenez pas vos clients et fournisseurs au dépourvu. Prévenez-les en amont de votre déménagement. Envoyez votre future adresse en avance. Une méthode efficace reste le message en fin de mail indiquant que vos locaux vont déménager. Vous y indiquerez vos nouvelles coordonnées. Ainsi, vos clients et fournisseurs auront cette information en avance. Cela vous évitera de vous poser la question si vous avez prévenu tel ou tel client. Un mail spécialement conçu pour cette annonce pourra également être le bienvenu.
La mise en concurrence pour dénicher le prestataire de déménagement adapté
Le stress d’un déménagement peut s’estomper quand on est accompagné de professionnels qualifiés pour un déplacement de bureaux. Afin d’être sûr de choisir celui qui correspondra le mieux à vos attentes, réalisez plusieurs demandes de devis. Il est recommandé d’en obtenir au moins 3. Attention, le prix ne doit pas forcément être votre premier critère de choix. Il faudra veiller à ce que le prestataire réponde à des exigences dignes d’un déménagement d’entreprise sans stress :
- Démontage du mobilier
- Remontage du mobilier
- Emballages spécifiques pour les objets hors normes
- Emballage du matériel informatique et fragile
- Déconnexion et mise en service
- Qualité des conducteurs (certains possèdent des normes spécifiques)
- Les assurances proposées en cas de casse, perte, etc…
- Les appareils de levage, monte-meuble, etc…
L’implication de l’ensemble des collaborateurs pour un esprit d’équipe
Comme vu précédemment, l’anticipation doit se faire auprès de l’ensemble des collaborateurs. Une fois ces derniers avertis du changement d’adresse de l’entreprise qui se profile, mettez en place une véritable collaboration.
La mise en place d’une équipe dédiée
Un esprit d’équipe écartera la majorité du stress engendré par un déménagement. Lors de la réalisation du planning, il est important de mettre en place une équipe qui sera garante du respect des délais de chaque étape. Ainsi, le responsable de cette équipe pourra remonter au chef d’entreprise le moindre détail qui pourrait apporter du retard. En étant prévenu le plus rapidement possible à chaque étape, vous êtes presque sûr de déménager votre entreprise sans stress ou presque.
La planification de moments d’écoute
Une équipe dédiée au déménagement a également besoin d’être écoutée. Créez des moments de partages où chacun pourra exprimer ses idées, ses ressentis, ses doutes, etc… En étant au plus près de vos équipes, vous avez ainsi l’occasion de renforcer des liens qui peuvent se tendre lors de changements comme un déménagement par exemple. Les moments d’écoute autour d’un café seront toujours appréciés.
Dénonciation du bail actuel et préparation des nouveaux locaux
Avant de préparer les nouveaux locaux, il ne faut pas oublier de rendre les anciens dans les règles de l’art. Votre bail devra être dénoncé en fonction de la durée indiquée sur votre contrat. Vous pouvez être bloqué pendant 3 ans. Même avec un bail commercial sur plusieurs années, il existe des clauses vous permettant de le dénoncer de manière anticipée. Renseignez-vous sur les conditions de dénonciation de votre bail.
Enfin, pensez à préparer les nouveaux locaux. Quels agencements allez-vous prévoir ? Quelle décoration souhaitez-vous proposer ? Le système informatique a-t-il suffisamment de place pour être installé, etc.
Tout changement peut être angoissant. Mais pour déménager son entreprise sans stress, il faut tout simplement anticiper les étapes et suivre quelques conseils. Ainsi, vous serez préparés à entreprendre un évènement qui n’est pas insurmontable quand on s’y prend à l’avance.
