Les laboratoires abritant souvent des équipements coûteux et des matières dangereuses, déménager un laboratoire peut être à la fois compliqué et coûteux. Que ce soit dans le même bâtiment ou à l’autre bout du pays, chaque détail compte, et une bonne préparation du déménagement fait toute la différence.
Pour vous aider à préparer votre transfert, nous allons passer en revue les éléments que vous devez prendre en compte avant, pendant et après le déménagement de votre laboratoire.
Avant le déménagement
1. Créez une équipe interne
Déménager un laboratoire ne se limite pas à la réservation de quelques camions de déménagement pour la journée. L’idéal est de disposer de quelques personnes clés avec lesquelles vous pouvez travailler pour que tous les membres de votre organisation soient informés des dates de transfert. Cette équipe peut également vous aider à créer un plan pour déménager un laboratoire, y compris les exigences individuelles de chaque département, telles que le déclassement/la remise en service, la construction de matériaux d’emballage spéciaux, le temps d’emballage et de déménagement. Si nécessaire, prévoyez des réunions régulières pour que les choses restent sur la bonne voie et que les problèmes puissent être réglés s’ils surviennent.
2. Déménager un laboratoire : faites l’inventaire
L’étape suivante consiste à faire l’inventaire de tout ce qui sera manipulé pendant le déménagement, y compris les fournitures, le matériel et les équipements de laboratoire. Cela vous permettra de faciliter l’installation de votre nouveau laboratoire, de garder une trace de vos fournitures avant le déménagement et d’avoir une vision plus claire de tout ce que vous devrez commander à l’avenir. De plus, cela vous permettra de suivre les tendances en matière d’approvisionnement et de commander des réassorts de manière efficace.
3. Soyez conscient de la chaîne de contrôle
Si cela s’applique à vous, faites attention à tous les articles transportés qui nécessitent une documentation sur la chaîne de possession. Lorsqu’une preuve est présentée dans un procès, une chaîne de possession du contrôle ininterrompu des preuves doit être démontrée. Ce sera nécessaire si vous manipulez des preuves dans le cadre d’affaires judiciaires, mais d’autres types de laboratoires, notamment ceux qui travaillent avec des animaux vivants, devront également tenir compte de la chaîne de possession. En ce qui concerne les animaux, ils doivent être nourris et abreuvés pendant les longues périodes de transport. De nombreux laboratoires utilisent des bouteilles d’eau suspendues pour approvisionner leurs animaux en eau, mais celles-ci peuvent facilement fuir pendant le transport. La litière trempée à la suite de ces fuites peut provoquer une hypothermie, voire la mort. Veillez à faire le maximum pour prendre soin des animaux lors de leur transport afin d’assurer la continuité de vos recherches.
4. Déménager un laboratoire : faites appel à une entreprise de déménagement spécialisée
Ne soyez pas tenté de faire appel à une simple entreprise de déménagement. Certes, ils sont peut-être plus économiques, mais le matériel sensible que vous devez déplacer est à la fois fragile et coûteux. Si vous optez pour une entreprise de déménagement qui n’a pas l’expérience de la manipulation de ce type d’articles, vous risquez d’endommager le matériel et de perturber toutes vos recherches soigneusement effectuées. Il est bien plus judicieux de faire appel à une entreprise qualifiée. Bien que cela puisse être plus coûteux à court terme, vous serez opérationnel dans votre nouvel emplacement plus rapidement que prévu.
5. Obtenez des permis pour les matières dangereuses
Déménager un laboratoire a aussi des ramifications juridiques. Étant donné que vous allez déplacer toutes sortes de produits chimiques, d’échantillons et d’agents pathogènes vers vos nouveaux locaux, les processus de planification et de relocalisation appropriés doivent être mis en place pour garantir un transport sûr, conformément à la législation ADR en vigueur sur le transport. Ces matériaux présentent un risque important pour les personnes, les biens et l’environnement s’ils ne sont pas manipulés correctement. Il est donc essentiel de respecter toutes les règles de santé et de sécurité relatives à leur transport. Cela devrait également permettre d’éviter toute contamination croisée, qui pourrait affecter les recherches que vous et votre personnel avez mis des années à accumuler.
6. Tenez votre personnel informé
Comme nous l’avons évoqué précédemment, tenir tout le monde informé est une partie importante pour déménager un laboratoire. Outre la date du déménagement, votre personnel voudra savoir quand son équipement sera temporairement indisponible. Si vous mettez des équipements hors service, assurez-vous de savoir combien de temps il faudra pour déplacer chaque pièce et la remettre en service. De même, votre gestionnaire d’installation actuel, ainsi que celui des locaux dans lesquels vous déménagez devraient être en mesure de vous aider. N’hésitez pas à vous appuyer sur eux si vous avez besoin d’aide pour brancher/débrancher les services publics, fournir de l’espace pour les caisses d’emballage ou savoir quand leurs quais de chargement sont disponibles.
7. Déménager un laboratoire : Planifiez votre itinéraire à l’avance
En plus de savoir comment vous vous rendrez dans vos nouveaux locaux, vous devrez peut-être faire face à des passages délicats, des portes étroites et des chemins difficiles. À l’avance, assurez-vous que vous êtes conscient de tous les obstacles potentiels qui pourraient rendre difficile de déménager un laboratoire le jour même. Il est possible que vous deviez prévoir des itinéraires alternatifs pour faire entrer des équipements particulièrement volumineux dans vos nouveaux locaux.
Pendant le déménagement
8. Superviser le transport des matériaux
Pour vous assurer que tout se déroule comme sur des roulettes, veillez à superviser le transport des matériaux et soyez présent pour vous assurer que toutes les fournitures et tous les équipements de votre laboratoire ont été manipulés de la manière la plus sûre et la plus appropriée.
Après le déménagement du laboratoire
9. Refaire l’inventaire
Une fois que vous avez déménager un laboratoire dans les nouveaux locaux, vous devez refaire l’inventaire de vos fournitures et équipements. Une deuxième fois, vous devez vous assurer que tous vos équipements, fournitures et matériels ont atteint leur nouvelle destination en toute sécurité et qu’ils fonctionnent parfaitement.
C’est ici que le recours à un service professionnel pour déménager un laboratoires s’avère une fois de plus utile. En optant pour un service non professionnel, vous risquez de perdre du matériel de laboratoire. Le risque est bien moindre avec un service professionnel, mais vous devez néanmoins vous assurer que vos équipements et articles sont bien arrivés afin de pouvoir recommencer vos expériences dès que possible.
