Déménager ses bureaux est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Il est essentiel de bien prévoir toutes les étapes, de l’élaboration à la faisabilité du projet de déménagement. Mais combien coûte cette opération ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour définir son budget ? Voici quelques points pour vous aider.
Estimer le prix du déménagement
On pense souvent qu’un déménagement c’est transporter une entreprise d’un point A à un point B. Mais il faut savoir que le transport des cartons représente, en moyenne, moins de 10 % de la facture totale du coût du déménagement.
En réalité, pour évaluer le coût global d’un déménagement d’entreprise, il faut intégrer de nombreux paramètres
- Le coût du déplacement physique
- Les coûts de gestion du déménagement en interne
- Les dépenses qui concernent l’achat de mobilier ou d’équipements industriels
- Les coûts liés aux locaux (frais de location ou d’aménagement)
- Les coûts de contrôle des installations et des machines
- Les dépenses pour la mise en place d’installations téléphoniques, informatiques ou électriques
Pour estimer le coût du déménagement physique de bureaux, c’est à dire de l’enlèvement, on prend souvent en compte le nombre de postes de travail. On estime le coût du déménagement d’un poste de travail entre 100 et 200 euros.
Ce budget peut facilement varier en fonction des équipements à déménager. Avant de déménager ses bureaux, il convient donc de faire établir un devis de déménagement personnalisé par une entreprise spécialisée en déménagement d’entreprise.
Faire un cahier des charges détaillé de votre projet
Les éléments précédents vous permettront de déterminer un cahier des charges ainsi qu’un calendrier prévisionnel. Ce cahier des charges vous permettra d’avoir une vision plus claire de l’ensemble de vos besoins. L’organisation du déménagement dépendra aussi de plusieurs facteurs comme la taille de votre entreprise, le lieu d’implantation, le nombre d’employés…
Prévoir les coûts sociaux du déménagement
Déménager ses bureaux va affecter les conditions professionnelles et personnelles de vos employés. Ces changements peuvent causer du stress ou des doutes au sein de votre équipe. C’est pour cela qu’il va falloir anticiper ces coûts sociaux dans le plan annuel de votre entreprise.
Prime de déménagement
Si vos nouveaux bureaux sont éloignés des anciens, cela aura des conséquences pour vos employés qui pourront percevoir une prime spéciale de déménagement.
La prime est déterminée par les accords d’entreprise dans le cadre de la clause de mobilité. Elle englobe les frais de transport, les coûts de déménagement et relocalisation ainsi que d’autres frais d’installation.
Dépenses internes organisationnelles
Déménager ses bureaux aura également un impact en interne sur votre organisation professionnelle. Par exemple, s’il faut envisager une restructuration de vos services et de vos équipes, il y aura des coûts de formation, de promotion et d’évolutions professionnelles liés à cette restructuration.
Déménager ses bureaux peut aussi engendrer une vague de démission des employés qui ne souhaitent pas déménager. On peut donc ajouter à la liste les coûts de licenciement ou de plans de départs volontaires négociés.
Recrutement
Pour finir, déménager ses bureaux peut conduire à une nouvelle politique de recrutement en réaction aux départs volontaires ou pour faire face à la croissance de l’entreprise.
Il faut donc anticiper ces coûts sociaux dès l’élaboration de votre projet.
Estimer les coûts d’aménagement des nouveaux bureaux
Lorsque vous avez identifié les différents scénarii possibles pour le déménagement de vos bureaux, vous devez estimer les coûts liés à vos nouveaux bureaux. Effectivement, l’aménagement de bureaux représente plus de la majorité du budget global du déménagement.
Plusieurs points peuvent alors être abordés, qui vont faire varier le coût de votre aménagement.
- Savoir si ce sont des locaux à louer ou s’il s’agit d’un projet d’achat ou de construction de bureaux.
- Est-ce que les locaux sont déjà équipés, ou alors faudra-t-il prévoir un budget pour mettre aux normes ces espaces ?
- Allez vous faire appel à une société de décoration et d’aménagement de vos nouveaux bureaux ?
- Est-ce un déménagement partiel de votre entreprise ? Auquel cas aurez-vous besoin d’un stockage externe de vos archives et matériels ?
Pour estimer correctement votre déménagement d’entreprise, sollicitez plusieurs entreprises spécialisées dans ce domaine et exigez un devis détaillé. Proposez un rendez-vous dans vos locaux, vérifiez tous les équipements à transférer et n’hésitez pas à négocier le devis.
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