Vous souhaitez changer de bureaux ? Vous vous sentez peut-être un peu perdu face aux différentes tâches qui vous attendent. Déménager des bureaux n’est pas une mince affaire ! Et, il est parfois difficile de s’y retrouver surtout en termes d’organisation et utile de prévoir les différentes tâches en dressant une check list. Voici donc quelques conseils pour se préparer à déménager des bureaux.
Evaluez votre budget
Le premier point à prévoir est d’abord l’évaluation du budget. C’est même le plus important. Quels sont pour débuter les éléments à prendre en compte pour savoir combien coûte le déménagement. De nombreux éléments doivent être pris en compte bien avant le jour J. Voici quelques exemples de postes à prévoir :
- Les coûts relatifs à la société de déménagement
- Le coût d’aménagement des nouveaux locaux.
- Le coût du personnel que vous allez allouer au déménagement
- L’achat de mobilier ou d’équipement (ordinateurs, bureaux, etc…)
- Il faut aussi prévoir les frais liés à vos futurs locaux : charges, frais d’entretien et de nettoyage…
- …
Pensez aux formalités pour quitter vos locaux actuels
En tant que locataire, vous avez la possibilité de demander la résiliation anticipée de votre bail commercial à l’expiration de chaque période triennale. Vous devez alors donner congé au bailleur par lettre recommandée ou par acte d’huissier en respectant un préavis minimum de 6 mois. Vous n’êtes pas obligé de motiver votre décision. Le délai de préavis court à partir de la réception du congé par le bailleur. Or, si vous quittez l’entreprise avant la fin du délai, vous payerez le loyer et les charges locatives jusqu’au terme du préavis.
Auditez vos futurs locaux
Méfiez-vous des apparences… Avant de signer votre nouveau bail, vous devez vous assurer de bien vérifier tous les points techniques et administratifs :
- La description et l’usage des locaux dans le bail
- L’état des bâtis et des installations existante
- Les frais d’aménagement à prévoir (pose de cloisons, isolations, installation électrique, etc.)
- La conformité aux normes des différents installations, etc.
Enfin, avant de visiter les locaux, munissez-vous d’un cahier des charges qui décrira précisément vos besoins. Cela vous aidera à vérifier si les locaux répondent à vos besoins ou non.
Planifiez le déménagement de votre entreprise
Une fois que le bail est signé, un cap est alors franchi ! Et par ailleurs, la meilleure manière de préparer le transfert est l’organisation des tâches. D’autant plus que, tenir un cahier des charges minutieux avec un calendrier détaillé permet en outre de mieux visualiser toutes les étapes nécessaires au déménagement. En effet, afin de bien coordonner toutes les opérations logistiques, l’idéal est aussi de nommer un responsable du déménagement parmi les salariés de l’entreprise.
Aménagez vos nouveaux locaux
Il est évidemment indispensable d’aménager les nouveaux locaux avant le jour du déménagement. Cette tâche est de toute évidence particulièrement chronophage et coûteuse. Grâce à un audit détaillé vous allez déterminer les éventuels travaux et aménagements nécessaires dans vos nouveaux locaux, comme par exemple :
- Changement des revêtements de sol et murs .
- Mise en place de nouvelles cloisons .
- Pose de faux plafonds
- Mise aux normes électriques, etc.
Pensez avant tout à préparer les travaux bien en amont, car vous dépendez de la disponibilité des artisans qui peuvent certes retarder votre emménagement.
Informez et communiquez auprès des salariés
Il faut dire qu’un déménagement d’entreprise est un évènement majeur dans la vie d’une entreprise. Il est donc à première vue indispensable de prévenir les salariés longtemps à l’avance. Par conséquent, une campagne de communication interne peut être alors lancée pour informer le personnel et ainsi, le rassurer. Il faut tout d’abord leur expliquer les raisons du déménagement, et par conséquent avoir la capacité de répondre à leurs questions. Il est également judicieux de prévoir un dossier synthétisant les avantages des nouveaux locaux en vue d’anticiper toutes objections ou doutes de la part des salariés.
N’oubliez pas les formalités administratives
Examinons en premier, certains points importants avant de changer de locaux, ainsi, il vous faut :
Pensez à ouvrir les lignes téléphoniques et internet dans les nouveaux bureaux
Effectuez le changement d’adresse auprès de tous les organismes dont vous dépendez (Ursaff, sécurité sociale, préfecture… etc)
Préparez une campagne de communication pour prévenir vos clients et partenaires (si nécessaire).
En conclusion, pour déménager des bureaux, il est indispensable de prévoir toutes ces étapes bien en amont. Une bonne organisation est en définitive la garantie d’un transfert réussi, en toute sérénité pour vous, ainsi que collaborateurs.
