Le déménagement de bibliothèque peut très vite devenir une tâche ardue, surtout si la bibliothèque est importante. Le transfert de plusieurs milliers de volumes ne s’improvise pas. Mais comme toutes les choses difficiles, on peut toujours en venir à bout si l’on procède avec méthode et organisation et si l’on bénéficie de l’aide d’un professionnel. Pour vous aider, on se propose de vous faire découvrir les étapes essentielles du déménagement de bibliothèque .
Prendre les dimensions des meubles
La première étape lors d’un déménagement de bibliothèque est de prendre les mesures des meubles présents. Le but est de déterminer si les meubles peuvent passer la porte de sortie sans démontage et s’ils s’intègrent bien dans leur nouvel emplacement. C’est donc une étape essentielle pour préparer le transfert.
Définir la quantité de livres et d’archives
Un spécialiste du déménagement de bibliothèque pourra venir évaluer le volume des livres et archives à déménager, le nombre de cartons et transports nécessaires et la distance à parcourir pour effectuer une estimation du coût du déménagement. Il pourra aussi envisager des solutions de stockage provisoire en garde-meuble sécurisé.
Trier et rassembler les ouvrages
Cette étape est la plus fastidieuse Et il n’y a pas que des livres dans une bibliothèque. On y trouve aussi des archives, des documents de différentes époques, etc. Il s’agit donc ici d’extraire tous les documents puis de les regrouper suivant des critères de classement précis : par collection, par ordre alphabétique, par rangée… Tout dépend de l’agencement que vous prévoyez dans votre nouvelle bibliothèque.
Une fois tous les livres rassemblés, la prochaine étape sera de faire le tri. Voici les règles à retenir :
- Il ne faut pas se séparer des ouvrages non réédités ;
- Les livres de moins de 5 ans peuvent être donnés à recycler à des organismes ou associations ;
- Il faut conserver les collections papier non disponibles en version numérique.
Mise en carton
Une fois que l’on aura identifié les ouvrages à intégrer dans la nouvelle bibliothèque, il faut avoir recours à une solution de manutention adaptée et parfois à un équipement spécialisé. Cette opération peut être effectuée par le déménageur spécialisé. Elle doit se faire en fonction du futur plan de classement. Il faudra, par exemple, mettre en carton les ouvrages d’une même colonne dans des groupes de cartons avec des marquages bien définis.
Un mauvais marquage rendra plus difficile la future mise en rayon.
Pour le choix des cartons, l’idéal est d’opter pour des modèles de petite taille afin de faciliter la manutention et le transport.
Démonter les meubles
Le démontage s’imposera toujours si :
- Les meubles sont trop lourds ou trop encombrants ;
- L’espace dans le camion de déménagement doit être optimisé ;
- Certains points d’accès sont trop exigus.
Attention, le démontage des meubles anciens doit se faire avec le plus grand soin. C’est pourquoi l’opération nécessite souvent l’aide d’un déménageur professionnel : elle nécessite à la fois de l’expérience et l’utilisation d’outils adaptés de bonne qualité.
Informer le déménageur et les autres prestataires
Le processus de planification du déménagement de bibliothèque comporte de nombreuses étapes qu’il faut prévoir bien en amont. C’est une opération complexe ! C’est pourquoi il est important de préparer le projet avec le déménageur plusieurs semaines avant le jour J. Le but est de :
- Dresser la liste de toutes les étapes du déménagement ;
- Préciser les conseils de manutention et de transport ;
- Déterminer l’interlocuteur unique responsable de la communication entre le déménageur et le propriétaire de la bibliothèque.
En plus du déménageur, il faut aussi informer les autres prestataires du changement d’adresse : éditeur de revues, prestataire informatique (notification sur le changement d’adresse IP).
Après le déchargement
Après le transfert de tous les éléments de la bibliothèque, on commence par assembler les meubles suivant le plan d’implantation défini. Puis on installe les ouvrages suivant la configuration mise au point lors de l’étude du projet de déménagement.
Le déménagement est l’occasion de penser à l’organisation de la bibliothèque. On ne profite bien de ses livres qu’à condition de pouvoir les retrouver facilement. Ainsi, au moment du déballage des ouvrages :
- Revoir et optimiser la signalétique ;
- Assurer la bonne communication sur les tâches, les outils ou encore les modes de fonctionnement ;
- Rassurer les utilisateurs sur la pertinence des changements adoptés.
Pour conclure, vous l’aurez compris, pour réussir le déménagement de bibliothèque, il est impératif de procéder avec méthode. Et si le projet est d’envergure, ne pas hésiter à avoir recours aux services d’une entreprise de déménagement de bibliothèque spécialisée. Ce type de service permet d’alléger le travail du personnel de la bibliothèque qui peut participer pleinement ou partiellement au processus de déménagement.
