Vous projetez de déménager votre entreprise dans un avenir proche ? Vous vous posez des questions sur le sort de vos archives durant l’opération ? Voici nos conseils pour vous aider à mieux gérer ces documents précieux lors du déménagement d’archives de votre entreprise !
Inventorier les archives
Avant de déterminer l’endroit où stocker vos archives au cours du déménagement de votre entreprise, il convient de faire un inventaire précis. Vous pouvez confier cette tâche à l’un de vos collaborateurs ou à un prestataire spécialisé en gestion des archives et des documents.
Même si cette opération peut prendre du temps, elle reste cruciale dans la mesure où elle permet de déterminer l’importance de vos besoins de stockage. C’est également l’occasion d’identifier les documents qu’il faut garder et ceux que l’on peut détruire (documents n’ayant plus de valeur légale).
Enfin, inventorier les archives offre la possibilité de revoir la pertinence du système de classement et donc d’y apporter des ajustements s’il y a des lacunes.
Déterminer le nouveau lieu de stockage
Après l’inventaire, il faut déterminer le lieu où vont être transférées les archives. Pour vous aider à faire le bon choix, posez-vous les questions qui suivent :
- Quid de l’accès au site ?
- Quelle est la distance qui sépare le lieu de stockage de vos bureaux ?
- Le lieu de stockage réunit-il les conditions nécessaires pour la préservation des archives (température, hygrométrie, mobilier de rangement…) ;
- Des travaux sont-ils à prévoir sur le site pour recevoir les archives dans les meilleures conditions ?
Bien préparer les archives
Avant de stocker les archives, il est indispensable de les préparer. Cette préparation qui limitera le risque de perte et de détérioration des documents consiste à vérifier et reclasser tous les dossiers.
Après, on passe au conditionnement. Le mieux est de stocker les archives dans des boîtes pour faciliter leur identification. Et pour le répertoriage, on peut appliquer quelques bonnes pratiques :
- Rédaction de fiches de transferts contenant des informations sur les côtes, le numéro d’identification ou encore les emplacements de départ et d’arrivée ;
- Utilisation de marquage particulier facilitant le reclassement sur les boîtes de stockage (pastilles de couleurs, pense-bête…).
Attention, le conditionnement ne doit pas être pris à la légère. Cette opération cruciale limite les risques de dégradation ou de perte de documents lors de la manutention et le déménagement d’archives. C’est pour toutes ces raisons qu’il convient de vérifier les éléments suivants :
- Le bon état des cartons et des boîtes de rangement ;
- L’état des archives (relever l’existence d’éventuelles anomalies) ;
- L’état de conditionnement des documents avant le transfert.
Confier le stockage à un prestataire
La manutention et le déménagement d’archives ne sont pas des opérations anodines. Si vous pensez ne pas avoir les moyens humains et matériels pour les mener à bien, on vous conseille de recourir au service d’un prestataire spécialisé. Cette solution présente de nombreux avantages :
- Documents stockés dans un lieu sûr ;
- Profiter de l’expertise d’une entreprise spécialisée ;
- Bénéficier d’un service de conditionnement adapté aux besoins de votre structure ;
- Plus de flexibilité.
Pour résumer, le déménagement d’archives constitut un élément à ne pas négliger à l’occasion d’un déménagement d’entreprise. En suivant les quelques conseils ci-dessus, il devrait être plus facile de les gérer au cours de cette opération. Et en cas de difficulté, il ne faut surtout pas hésiter à passer par un prestataire.
