Communiquer le déménagement de votre bureau peut être une affaire délicate. Que vous disposiez d’une personne ou d’une équipe chargée de la communication interne, transmettre la nouvelle d’un déménagement de bureaux n’est pas une mince affaire. Et plus votre entreprise est grande, plus la tâche est importante. Il est essentiel que vous soyez ouvert et honnête, et que l’information vienne du haut vers le bas.
Voici 5 conseils pour communiquer le déménagement de vos bureaux à vos employés :
1. Constituez une équipe
Dans une grande entreprise, vous avez probablement plusieurs (ou beaucoup) de départements, chacun avec un chef et peut-être plusieurs niveaux de direction. Chaque service aura des préoccupations – et des responsabilités – différentes en ce qui concerne le déménagement de votre entreprise. Constituez une « équipe de déménagement » composée de différents représentants, tels que l’informatique, les RH, les installations et la communication interne (si vous en avez une). Ces employés de confiance et respectés serviront d’intermédiaires pour communiquer le déménagement de votre bureau entre les services et l’équipe de déménagement.
2. Annoncez la nouvelle dès que possible
L’équipe de déménagement doit communiquer le déménagement de votre bureau le plus tôt possible. La dernière chose que vous voulez, c’est que les employés l’apprennent par d’autres sources, ce qui créera un malaise et de la méfiance. Soyez franc avec vos employés sur les raisons du déménagement, sur ce qui va se passer et sur son impact sur eux. Une bonne compréhension de la situation les aidera à s’impliquer et à éviter les problèmes pendant le déménagement. Dès que possible, discutez du calendrier du déménagement, des éventuelles fermetures de bureaux et de l’emplacement des nouveaux locaux. Anticipez les questions telles que : Pourquoi déménagez-vous ? Qui est responsable du processus ? À quoi ressemble le nouvel espace ? Aurai-je encore un bureau ou serai-je dans un cube ? Les employés auront besoin de temps pour s’adapter à la nouvelle et pour planifier un nouveau trajet, une garderie et des problèmes de stationnement.
3.Surcommuniquez.
Comment communiquez-vous habituellement les informations relatives à l’entreprise ? Par courriel ? Par réunions ? Panneaux d’affichage et signalisation ? Si la réponse est « oui » à l’une de ces questions, envisagez de les utiliser toutes. Organisez un petit-déjeuner pour que les gens puissent poser des questions et des réponses. Créez une lettre d’information électronique intitulée « Le déménagement du lundi » et diffusez-la chaque lundi avec des informations sur l’emballage ou le nouveau bâtiment. Décorez votre bureau – la porte d’entrée, les toilettes, la cafétéria – avec des affiches. Envoyez des informations importantes à tous les employés. Il ne s’agit là que de quelques moyens de communication – les vidéos, les podcasts, les conférenciers invités sont également de bonnes idées ! Rappelez-vous : il n’y a aucun mal à surcommuniquer les informations sur le déménagement de votre bureau.
4.Impliquez le personnel et les employés.
Tenir le personnel informé et le faire participer vous aidera à garder le moral. Demandez-leur leur avis sur le décor et le design du nouveau bureau. Veulent-ils un plan d’étage ouvert ou des bureaux cloisonnés ? Invitez les employés à donner un nom aux parties communes et aux salles de conférence – organisez un concours ! Demandez-leur comment se débarrasser efficacement des objets indésirables avant le déménagement. Organisez-vous une soirée pizza avec des poubelles géantes et de la musique à fond ? Ce ne sont là que quelques suggestions… la participation de votre personnel est essentielle.
5.Célébrez votre déménagement
Le déménagement de votre personnel, de votre mobilier de bureau et de toute votre entreprise est stressant. Une fois que vous avez emménagé dans vos nouveaux locaux, il est temps de déballer vos affaires et de faire la fête ! Envisagez d’organiser une fête d’emménagement pour les employés et les vendeurs, clients ou partenaires importants. Montrez votre nouvel espace et créez de nouveaux souvenirs pour que les gens se sentent plus « chez eux ».
Une mise en garde : si le déménagement est le résultat de licenciements, d’une perte d’activité ou d’une réduction des effectifs, il peut être difficile d’être positif et optimiste à propos du déménagement lorsque les employés se sentent coupables d’avoir survécu ou que leurs anciens collègues leur manquent. Adaptez votre célébration en conséquence… organiser un grand repas peut sembler peu approprié lorsque d’autres personnes sont au chômage.
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