Dans une entreprise, le déménagement des archives est souvent un point sensible. Entre les soucis de confidentialité et les questions liées aux besoins d’archivage, la solution est parfois complexe. Pour vous aider à mieux appréhender votre déménagement d’ archives, nous vous proposons de suivre les 8 étapes suivantes.
Dresser la liste des éléments à archiver : tri et classification de rigueur
Un déménagement c’est l’occasion de procéder à du tri. Le transfert des archives est un élément concerné par le fait de pouvoir faire un grand ménage. Pour cela, posez vous les bonnes questions liées à votre activité et à la législation.
- Avez-vous besoin de tout garder en archive ?
- Devez-vous conserver le format papier de certains documents ?
- Pouvez-vous numériser un maximum d’éléments afin de jeter les supports papiers ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous aurez ainsi une vision plus claire des éléments que vous devrez archiver afin de passer à l’étape suivante.
Prévoir la place nécessaire au déménagement des archives
Maintenant que vous avez la liste des éléments à archiver, il vous faut procéder au calcul du volume du fonds des archives à déménager. En mesurant la place nécessaire, vous pourrez ainsi avoir une idée du besoin de volume de transfert à payer. Tenez ainsi compte du volume lié au conditionnement.
Ne pensez pas uniquement aux archives dont vous disposez à date mais évaluez les besoins futurs. Si vos archives de 5 années de travail nécessitent une pièce de 10 m2, dites vous que les futures archives auront également besoin de place. Pensez à la croissance de votre entreprise afin de préparer les documents d’archives des années à venir.
Bien choisir le conditionnement de transfert des archives
Des éléments confidentiels et parfois sensibles méritent d’avoir les meilleurs conditionnements possibles. La sécurité du transfert est essentielle. Les cartons et emballages doivent être suffisamment résistants face à certaines conditions climatiques comme la pluie et l’humidité.
Lors du transfert, vous devez également penser à la traçabilité de vos documents afin de garantir leur état à l’arrivée. Pensez à bien étiqueter l’ensemble des cartons, classeurs et boites de rangement. Une numérotation bien réfléchie sera un véritable atout lorsque vous aurez besoin de mettre la main sur un dossier bien particulier.
Enfin, l’étape du conditionnement peut aussi être l’occasion de ressortir les anciennes archives et de mettre à jour leurs conditions de rangement : changement de numérotation, nouvelle étiquette, nouvel emballage plus propre, etc…
Choisir le lieux de destination des archives
Il ne suffit pas d’avoir une salle spécifique pour ranger correctement ses documents d’archives. En effet, un déménagement d’archives doit être l’occasion de remodeler l’espace qui lui sera dédié. Pensez à faire un plan. Cela vous sera très utile. Vous gagnerez en fluidité pour accéder à cet espace de rangement.
Entre les étagères, les armoires ou encore les caissons, de nombreuses solutions sont proposées par les professionnels dans le but de faciliter l’accès à ces documents. Réfléchissez à la fréquence à laquelle vous serez amenés à consulter les archives. Avez-vous besoin que certaines archives soit plus accessibles que d’autres. En d’autres termes, posez vous les bonnes questions en couchant un plan sur une feuille.
Estimer les frais d’ameublement et de fournitures nécessaires aux archives
Une fois la destination choisie et le plan réalisé, il est temps de passer commandes aux fournitures qui garderont vos archives. Pour cela, les questions suivantes sont essentielles :
- Combien de boites d’archives avez-vous besoin ?
- Quels types d’étiquettes souhaitez-vous mettre dessus ?
- Devez vous disposez de classeurs, de boites en carton, etc…
- Quel seront les supports utilisés ? Armoires, caissons, tablettes, étagères, etc…
Connaître le recollement des archives
Le recollement des archives est une étapes extrêmement importante lors d’un déménagement d’archives. Elle consiste à réaliser un inventaire topographique systémique des collections et des fonds.
Pour cette étape, le tri est nécessaire car il vous aidera à hiérarchiser vos documents. De ce fait, le recollement permet de garantir l’identification et la conservation de vos archives tout au long de la durée légale de conservation.
Choisir votre prestataire
Mais qui se chargera de votre déménagement d’archives ? Une personne en interne ? Un prestataire classique ? Un déménageur professionnel ?
Quoi qu’il en soit, vous devez exiger de la part de votre prestataire, un cahier des charges complet afin d’être certains que rien ne soit omis lors du transfert.
Avez-vous pensé à un contrat d’externalisation d’archives
A l’heure où les locaux commerciaux coûtent de plus en plus cher, le moindre mètre carré tend à être optimiser au sein des entreprises. Certaines ont fait le calcul entre louer une surface de 30 m2 supplémentaire pour y déposer les archives et un local spécialisé dans la conservation d’archives. Parfois, la deuxième solution reste plus économique si vous n’avez pas forcément besoin de consulter vos archives tous les jours.
La complexité d’un tel transfert requiert d’être méthodique pour en assurer le bon déroulement. Le déménagement des archives se passera sous de bonnes augures si vous le préparez en amont en vous posant les bonnes questions.
