Vous allez bientôt déménager. Alors comment calculer le coût de déménagement de bureaux ? Il faut prévoir les coûts associés à la relocalisation de vos bureaux avant et après le déménagement. Pensez à tenir compte des conséquences économiques d’un déménagement sur votre activité et vos clients lorsque vous établissez votre budget.
Voici quelques étapes pour vous aider
1. Planifiez votre déménagement
Pour calculer le coût de déménagement de bureaux, commencez par prévoir dans votre budget les dépenses liées à la planification du déménagement. Pensez aux réparations ou travaux de rénovation nécessaires pour que votre nouvel espace réponde à vos besoins. Contactez le gestionnaire de votre nouvel immeuble de bureaux pour savoir s’il inclut les dépenses d’aménagement dans le nouveau bail ou s’il facture des honoraires pour ses services.
Choisissez un collaborateur dédié pour planifier l’organisation du déménagement, y compris la préparation, le déménagement proprement dit et l’après-déménagement. Ses tâches consisteront notamment à évaluer le coût de déménagement de bureaux, négocier les contrats avec les entreprises de déménagement, à mettre à jour les coordonnées des créanciers et à s’assurer que les employés disposent des fournitures nécessaires pour le déménagement (cartons, ruban adhésif, etc.). Estimez le nombre total d’heures que cet employé consacrera à cette tâche.
Faites l’inventaire de tous vos biens avant de commencer à emballer. Cela évitera le vol et vous aidera à prévoir ce que vous conservez ou non le jour du déménagement. Calculez le coût de l’inventaire après l’emménagement et comparez-le à l’inventaire réalisé avant le déménagement. Calculez le coût des objets endommagés, perdus ou volés.
Calculez le coût d’intervention de techniciens pour l’installation de vos ordinateurs et de vos appareils électroniques, ainsi que pour l’installation de vos téléphones. L’opérateur téléphonique installera très probablement vos téléphones, mais il se peut qu’il facture des frais d’installation. Il en va de même pour votre fournisseur d’accès à Internet.
2. Quand vous quittez vos bureaux
Évaluez l’état des bureaux que vous quittez pour déterminer si vous devrez améliorer ou réparer des éléments tels que les murs, la moquette et les installations en place. Estimez le coût de ces travaux.
Contactez votre propriétaire, si vous êtes locataire, pour discuter des frais ou des pénalités si vous mettez fin à votre bail avant terme. Calculez les coûts associés à la vente ou la location des bureaux, tels que les honoraires des agents immobiliers, les commissions, la publicité.
Estimez le coût de la résiliation ou du transfert des contrats pour le téléphone, l’internet, les distributeurs automatiques, l’électricité, le gaz, le nettoyage et les autres services de bureau. Incluez les frais de résiliation anticipée et le reste du contrat que vous devrez honorer.
3. Quand vous déménagez
Dressez une liste des dépenses liées au déménagement, telles que l’emballage, l’arrêt des systèmes informatiques et des téléphones, le coût d’un déménageur, la mise en place des meubles et l’installation des systèmes technologiques. Certains déménageurs peuvent vous proposer des solutions globales qui intègrent ce type de prestations.
Négociez, si possible, un prix forfaitaire pour le déménagement. Certains déménageurs fixent un prix pour le déménagement et ajoutent au contrat un avenant stipulant les prestations supplémentaires qui peuvent être facturées en plus. Le groupe i2T, spécialisé en déménagement d’entreprise, pourra vous accompagner sur ce point.
Demandez des devis d’assurance, en plus de ce que vous propose le déménageur, pour couvrir les pertes, les dommages ou les vols qui peuvent survenir.
Estimez la perte de revenus commerciaux que vous subirez pendant le déménagement. Incluez le manque à gagner résultant des ventes qui auraient pu avoir lieu pendant le déménagement.
4. Après le déménagement
Dernier point à prévoir pour calculer le coût de déménagement de bureaux : la communication. Incluez les notifications par courrier, les communiqués de presse et les publicités.
Demandez des devis pour les nouveaux articles de papeterie portant votre ancienne adresse que vous devrez réimprimer. Il peut s’agir de cartes de visite, de menus, d’enseignes, d’emballages de produits, de matériel collatéral, d’articles promotionnels et de communication sur véhicules.
Prévoyez éventuellement un budget pour les publicités qui sont diffusées dans les magazines, les journaux, les stations de télévision et de radio et les panneaux d’affichage.
Pour calculer le coût de déménagement de bureaux, il ne suffit pas de considérer uniquement la phase de déménagement mais l’ensemble des actions consécutives à ce projet en amont et en aval.
