Comme vous pouvez vous y attendre, aménager ses nouveaux bureaux peut être encore plus stressant qu’installer un nouveau domicile. Il y a beaucoup plus de choses auxquelles vous êtes légalement obligé de penser, comme la santé et la sécurité de vos employés. En outre, vous devrez penser aux conséquences pratiques, personnelles et professionnelles, de l’installation de votre nouveau bureau. Que vous fassiez enfin le grand saut et quittiez votre bureau à domicile pour vous installer dans votre tout premier espace de bureau loué ou que vous envisagiez simplement de changer de bureau et souhaitiez vous organiser en vue du déménagement, notre check list vous permettra de vous assurer que vous avez tout prévu.
Aménager ses nouveaux bureaux, la check list
Nous avons couvert tous les éléments de base dont une entreprise peut avoir besoin lors d’un déménagement, mais si vous êtes une entreprise bien établie et que vous cherchez à déménager, il se peut que vous ayez acquis au fil des ans des équipements ou des logiciels supplémentaires dont vous devrez tenir compte lors du déménagement.
Nous avons placé tous les éléments de notre check list dans ce que nous pensons être un ordre chronologique, afin qu’elle puisse également servir de guide étape par étape.
Vous devrez tout d’abord penser à aménager ses nouveaux bureaux.
Aménager ses nouveaux bureaux : meubler le bureau
Vous trouverez ci-dessous tous les éléments auxquels vous devez penser pour aménager ses nouveaux bureaux. Nous avons commencé par l’agencement, mais vous pouvez également penser aux communications et aux équipements, car ces éléments devront probablement être branchés sur des prises, ce qui peut affecter l’emplacement de vos meubles.
L’agencement
Aménager ses nouveaux bureaux dépendra de votre activité et du nombre d’employés que vous avez, le cas échéant. L’essentiel est de penser à l’équipement, aux dossiers et à la papeterie que vous utilisez le plus fréquemment, ainsi qu’aux employés qui travaillent ensemble le plus souvent au quotidien, voire jamais. Si vous avez une structure départementale, par exemple, vous voudrez placer les employés de chaque département à proximité les uns des autres.
En fonction de votre activité, vous envisagerez probablement l’un des trois schémas suivants. Chacune présente des avantages pour différentes entreprises, et vous devrez choisir celle qui correspond le mieux aux habitudes de travail de vos employés et aux besoins de votre entreprise. Si vous disposez d’un environnement hautement collaboratif, par exemple, la disposition fermée ne conviendra pas.
- Plan ouvert : il s’agit simplement de deux grands bureaux avec des chaises placées de chaque côté. C’est l’idéal pour maximiser l’espace utilisable et encourager la collaboration, mais cela implique de sacrifier l’intimité et le rangement personnel.
- Plan rapproché : Il s’agit d’aménager ses nouveaux bureaux de type cubicule où chaque personne dispose d’un seul bureau avec des cloisons autour. Il offre un maximum d’intimité et de rangement, ce qui est parfait pour les travaux très indépendants qui nécessitent beaucoup de concentration et aucune collaboration. Malheureusement, c’est l’aménagement qui prend le plus de place
- Plan modulaire : il s’agit d’une combinaison des deux et c’est probablement la configuration la plus courante dans les bureaux d’aujourd’hui. Vous pouvez les rendre aussi ouverts ou fermés que vous le souhaitez en ajoutant des cloisons entre les bureaux. Mais ils regroupent essentiellement quelques bureaux et sont parfaits pour donner à vos employés plus d’espace, des rangements et un peu d’intimité, tout en les organisant en groupes départementaux pour la collaboration.
Pensez au mobilier de bureau de base dont vous avez besoin, des chaises aux bureaux, pour aménager ses nouveaux bureaux.
Le mobilier de base
Vous aurez probablement besoin d’au moins trois types de mobilier de base pour aménager ses nouveaux bureaux, mais il se peut que vous en ayez besoin de plus en fonction des zones de pause et des salles de réunion.
- Bureaux : il est important que vos employés se sentent appréciés et à l’aise au travail, il est donc important de leur donner leur propre espace de bureau. Vous pouvez opter pour un bureau rectangulaire simple ou pour un bureau en L qui offre plus d’espace et de rangement. Vous pouvez également opter pour un bureau réglable qui offre aux employés la possibilité de se tenir debout, ce qui peut être bénéfique pour la santé et la sécurité au travail.
- Chaises – vous pouvez vous procurer des chaises offrant un large éventail de soutien et de confort, de la simple chaise de travail au fauteuil de direction. Même si votre budget est limité, les chaises ont un impact important sur la santé et le stress des employés. Vos chaises doivent être réglables et offrir, au minimum, un soutien pour le dos et les bras.
- Rangement – il s’agit des classeurs, du rangement des articles de papeterie et du rangement du bureau personnel. Vous pouvez acheter des bureaux avec des rangements intégrés, ou vous pouvez avoir besoin de blocs tiroirs supplémentaires à placer sous chaque bureau. La quantité de rangement dépendra entièrement de la taille de votre équipement et de vos besoins en matière de classement et de papeterie.
Vous souhaiterez peut-être aménager vos nouveaux bureaux avec des espaces supplémentaires, comme des salles de réunion.
Aménager ses nouveaux bureaux : des espaces supplémentaires
Vous souhaiterez peut-être ajouter des zones supplémentaires à votre espace de bureau qui nécessiteront d’autres types de mobilier, comme des tables et des chaises ou de grandes tables de salle de réunion.
- Espaces de pause – vous devez prévoir au moins un petit espace pour que les employés puissent faire une pause ou prendre leur déjeuner, car certains ne peuvent pas quitter le bureau. Une zone de pause peut permettre à vos employés de se sentir mieux accueillis, à l’aise et détendus, ce qui est bon pour la productivité. Pensez aux canapés, tables basses, tables à manger, bancs et chaises.
- Visiteurs – aurez-vous besoin d’une salle de réunion ou d’une zone séparée pour rencontrer vos clients, fournisseurs, partenaires et autres visiteurs que vous pourriez accueillir ?
- Salle de réunion – même les entreprises où la collaboration est minimale devront, à un moment ou à un autre, organiser des réunions au niveau du service ou de l’entreprise. Auriez-vous besoin d’un espace de réunion séparé ?
La communication
Cette section fait spécifiquement référence aux équipements de communication que vous devrez peut-être aménager dans ses nouveaux bureaux. Vous devez réfléchir à l’avance à la manière dont vous souhaitez que les gens puissent contacter votre entreprise et à la gamme de canaux ou d’appareils dont vous disposez, tels que les téléphones fixes, les téléphones portables et les e-mails.
Les communications telles que l’internet, le téléphone et l’e-mail sont des éléments essentiels du bureau.
Aménager ses nouveaux bureaux : pensez à Internet
L’Internet est un élément qui devrait idéalement être examiné bien avant d’aménager ses nouveaux bureaux et qui fait partie du processus de recherche. Lorsque vous choisissez votre nouvel espace de bureau, il est important de savoir quel type d’installation Internet est disponible et quelle est la vitesse de connexion des différents fournisseurs. Vous voudrez peut-être savoir, par exemple, si la fibre optique est déjà installée dans la région. Au moment d’aménager ses nouveaux bureaux, vous devriez avoir une idée approximative de l’option la plus rapide et la plus abordable pour votre entreprise. Veillez à prévoir un délai d’au moins huit semaines pour la mise en place et l’installation de l’Internet, afin que tout soit prêt le jour de l’emménagement.
La ligne téléphonique et extensions
Vous pouvez choisir entre un service téléphonique traditionnel qui utilise un câblage en cuivre, un service téléphonique VoIP ou un service téléphonique virtuel qui transfère les appels passés au numéro de téléphone de l’entreprise vers une ligne téléphonique personnelle. Le service téléphonique VoIP est souvent le choix le plus populaire pour les entreprises, grandes et petites, car il utilise une connexion Internet et est généralement plus abordable qu’une installation par ligne terrestre. Sachez toutefois que l’étape précédente est importante ici. Une mauvaise connexion Internet entraînera une mauvaise connexion téléphonique. Il existe toute une série d’options téléphoniques pour votre nouveau bureau. Avec un système VoIP, voici notre mini liste de contrôle pour l’installation, basée sur les fonctions communes disponibles.
- Appel en attente et mise en attente : vous pouvez penser à ce que les gens entendent lorsqu’ils sont en attente, comme par exemple, le style de musique.
- Transfert d’appel : vous pouvez également configurer des transferts automatiques vers votre appareil mobile, par exemple si vous devez vous absenter du bureau pendant les heures de travail.
- Messagerie vocale : pensez au message et aux détails professionnels que vous pourriez devoir laisser sur votre messagerie vocale pour rassurer les appelants.
- Réception automatique : vous pouvez mettre en place un arbre d’appel et une réception automatique qui présente à l’appelant une série d’options et transmet un message en fonction de son choix.
Par exemple, 1 pour les ventes, 2 pour l’assistance et ainsi de suite.
L-email
L’e-mail est un outil de communication essentiel pour toute entreprise. Vous devez donc vous assurer que vous avez mis en place un service d’e-mail ou que vous vous êtes arrangé avec la société qui héberge votre site Web pour sécuriser votre e-mail de domaine. Veillez à ce que les courriels individuels et professionnels soient configurés et que les signatures de chacun soient appropriées. La signature doit comprendre le nom et la fonction de chacun, ainsi que le nom, le logo et les coordonnées de l’entreprise.
Adresses électroniques individuelles – noms et prénoms.
Courriels professionnels généraux.
Courriel Info@ – courriel général.
Ventes@
Support@
Département@
Aménager ses nouveaux bureaux : l’équipement de bureau
Il s’agit essentiellement des appareils électroniques dont vous aurez besoin pour le fonctionnement quotidien de votre entreprise. Pensez aux équipements de bureau tels que les ordinateurs et les logiciels dont vous avez besoin lorsque vous réfléchissez à aménager ses nouveaux bureaux.
- Ordinateur et moniteurs : si vous choisissez d’utiliser des ordinateurs portables, vous aurez besoin d’un support pour ordinateur portable. Sinon, vous aurez besoin d’une installation Mac pour les travaux de conception ou d’une installation Windows pour les autres travaux de bureau. Vous pouvez également envisager de vous procurer des moniteurs réglables, au bénéfice de la santé et de la sécurité au travail.
- Logiciels informatiques : assurez-vous que vos ordinateurs sont équipés de tous les logiciels dont vos employés ont besoin, de la messagerie électronique au traitement de texte, en passant par Excel et les logiciels de conception comme Photoshop.
- Imprimante : il est généralement plus abordable aujourd’hui d’acheter une imprimante tout-en-un qui vous permettra également de scanner, copier et faxer. N’oubliez pas que vous devez acheter une imprimante adaptée à vos besoins actuels, par exemple une imprimante A3 pour les travaux de conception ou une imprimante de bureau plus chère si vous imprimez de gros volumes.
- Équipement postal : il peut être efficace d’investir dans un équipement postal tel qu’une machine à affranchir et d’organiser avec Royal Mail et d’autres coursiers un service de ramassage et de livraison. Selon l’espace dont vous disposez, il se peut que votre immeuble dispose déjà d’un tel service.
- Broyeur : la plupart des entreprises considèrent qu’un broyeur est un équipement important pour leurs déchets papier sensibles.
La papeterie
Enfin, il est temps d’aménager ses nouveaux bureaux avec toute la papeterie dont vous avez besoin. N’oubliez pas de noter ce que vous commandez, les quantités et la durée de vie des articles, afin de pouvoir commencer à les commander à nouveau de manière efficace. De nombreux fournisseurs de papeterie en ligne proposent désormais ce type de service, en vous permettant de sauvegarder vos commandes précédentes et en vous envoyant des rappels lorsque vous risquez d’être à court. N’oubliez pas d’assurer la cohérence de vos articles, en veillant à ce que le nom de votre marque, votre logo, vos couleurs et vos coordonnées aient le même style et le même positionnement.
Tout nouveau bureau a besoin de papeterie. Vous pouvez opter pour du papier de marque ou du papier simple pour économiser de l’argent.
Papier à lettres de marque
Papier à lettres
Cartes de visite
Factures
Cartes de compliment
Enveloppes
N’oubliez pas de penser aux différents formats et grammages de papier dont vous pourriez avoir besoin. Un travail basé sur le design peut nécessiter du papier de type bristol, par exemple.
Les fournitures
Agrafeuses, perforatrices, trombones et autres articles divers dont vous pourriez avoir besoin.
Aménager ses nouveaux bureaux : les petits plus
Il y a quelques éléments supplémentaires à prendre en compte lorsque vous allez aménager ses nouveaux bureaux. Pensez à l’espace supplémentaire que vous pouvez avoir, comme des zones de réunion confortables pour garder votre personnel heureux.
- L’éclairage et les tissus d’ameublement : un bureau heureux est un bureau productif, alors ne lésinez pas sur les moyens pour le rendre accueillant et confortable pour vos employés.
- Disque de sauvegarde ou serveur : la plupart des entreprises gèrent et exploitent une partie importante de leurs activités en ligne ou par ordinateur, il peut donc être important d’avoir un disque de sauvegarde ou de faire appel à une société qui peut fournir ce service.
- Alimentation sans interruption (ASI) : en cas de panne de courant, une ASI fournit une alimentation de secours pendant une durée limitée, ce qui vous permet de sauvegarder votre travail et d’arrêter les équipements en toute sécurité.
- Alarme et sécurité – vous pouvez envisager d’installer un système d’alarme et même un système de vidéosurveillance pour protéger les biens de votre bureau.
