Déménager son entreprise implique de nombreux changements. C’est l’occasion d’accroître l’efficacité, d’améliorer la productivité et les relations avec les clients, et même d’améliorer la culture des employés. Mais un déménagement peut aussi s’avérer être un vrai cauchemar.
Selon une étude publiée dans le Harvard Business Review, les problèmes d’organisation sont à l’origine d’un échec dans environ 70 % des cas. Voici les pièges à éviter lors du déménagement de votre entreprise.
1- Préserver le service à la clientèle
L’objectif principal lorsque je déménage mon entreprise devrait être de minimiser son impact sur vos clients. Pour ce faire, vous devrez concevoir un plan de communication externe et vérifier les systèmes internes afin de vous assurer que votre capacité à répondre aux clients et à les servir n’en souffrira pas dans les jours et les semaines suivant le déménagement.
2. Eviter la perte, l’endommagement ou la destruction d’équipements clés
Assurez-vous que les biens de l’entreprise sont correctement emballés et transportés avec précaution pour éviter les dommages. Surtout si vos actifs sont précieux ou littéralement irremplaçables. Faites appel aux bons experts pour emballer, transporter et réinstaller le matériel important – et vérifiez ces experts avec un consultant qualifié.
3. Eviter la perte, l’endommagement ou la destruction des biens des clients
S’il y a quelque chose de pire que la perte des biens de votre entreprise, c’est bien la perte de ce qui ne vous appartient pas. Mettez en place une solution de suivi pour le déménagement et vous serez en mesure de dire aux clients où se trouve leur équipement à tout moment, même en cours de transport.
4. Eviter la perte de données
Que se passe-t-il si vos employés arrivent le matin suivant le déménagement et constatent que les serveurs sont hors service, que les téléphones sont morts ou que les données ont disparues ? Le stress augmente, la productivité et le moral chutent, tout comme les résultats financiers de votre entreprise. Assurez-vous de sauvegarder toutes les données importantes avant le déménagement, et de les transporter de manière sécurisée.
Quand je déménage mon entreprise, je constitue une équipe de migration pour commencer à élaborer un plan coordonné plusieurs mois avant le déménagement – et je m’assure qu’un représentant du service informatique fasse partie intégrante de l’équipe.
5. Faire en sorte que les dossiers soient accessibles dès le premier jour
La plupart des entreprises utilisent encore des documents physiques dans leurs activités. Si vos ordinateurs fonctionnent mais que vos dossiers ont disparu – ou sont enfermés dans un meuble avec une clé manquante – vous ne travaillerez pas au mieux de vos capacités. Un plan logistique coordonné par un expert est essentiel pour s’assurer que tout est à sa place lorsque vous rouvrirez vos portes.
6. Assurer l’efficacité des flux de travail dès le premier jour
Quoi que vous fassiez, un déménagement implique des changements dans vos processus internes. Vous pouvez rouvrir avec des retards et des problèmes, mais vous pouvez aussi rouvrir en étant plus efficace que jamais. Vos employés peuvent avoir besoin de tout savoir, depuis leur façon de travailler dans un nouvel environnement jusqu’à la manière d’utiliser de nouveaux outils. Élaborez et mettez en œuvre un plan de formation avant de déménager.
7. Eviter la perte de productivité
Planifiez le déménagement de manière à minimiser l’impact sur la productivité de l’entreprise. Évitez de programmer le déménagement pendant les heures de pointe de l’entreprise et prévoyez un plan pour maintenir la continuité de l’activité pendant la période de transition.
8. Informer les employés
Les employés sont votre plus grand atout, mais vous risquez de les négliger dans la hâte de déménager des biens matériels. Vous aurez besoin de vous appuyer sur un plan de communication interne solide si vous ne voulez pas que l’engagement des employés soit affecté dans les mois qui précèdent et qui suivent le déménagement.
9. Eviter un niveau de stress inacceptable pour les personnes chargées de gérer le déménagement.
Et puis, il y a vous ! Quand je déménage mon entreprise, je dois planifier et gérer cet évènement ce qui constitue souvent une tâche difficile et ingrate – surtout si ce n’est pas mon travail. Chez i2T, notre objectif est de vous accompagner dans la coordination de votre déménagement car c’est notre métier.
La plupart des risques mentionnés ci-dessus découlent souvent du fait que les entreprises considèrent souvent le déménagement comme un changement d’installations. Or, ce n’est que la moitié de l’histoire.
Le déménagement est un déplacement des activités de l’entreprise – il implique des changements au niveau des personnes et des processus. Vous aurez besoin d’un plan qui couvre tous les domaines – et de l’expertise nécessaire pour tester et valider ce plan avant le déménagement.
Comme tout changement, votre déménagement peut se traduire par des pertes – ou par d’excellents retours sur investissement pour vous et pour l’avenir de votre entreprise.
