Un projet de déménagement se doit d’être organisé en amont pour être optimisé du mieux possible. Ainsi, préparer son déménagement de bureau requiert la mise en place d’une liste d’éléments à ne pas négliger. Pour cela, nous vous proposons 5 conseils pour réussir le déménagement de votre entreprise.
1- Brainstormez avec vos équipes et collaborateurs
Les salariés ne vivent pas toujours bien les déménagements. Pour certains le changement est un signe d’ajustements qui ne leur conviendront pas. En impliquant vos équipes dans votre déménagement de bureau, vous leur accordez une place de choix. Celle de la prise en compte de leurs besoins et désirs.
Mettez en place plusieurs réunions de travail autour de décisions liées au déménagement. Quelle tendance de décoration privilégier ? Quels espaces accordés aux pauses ? Aurez-vous des bureaux modulaires pour s’adapter à l’évolution de votre entreprise ? Le Flex office sera-t-il de rigueur ? Ainsi, en posant sur la table le plus de questions possibles, vous limitez ainsi d’éventuels conflits par la suite. Quand toutes les questions sont analysées en amont, les décisions prises sont souvent bien mieux acceptées.
2- Choisissez du mobilier en adéquation avec vos nouveaux locaux
Le choix du mobilier est un élément essentiel pour assurer une meilleure productivité de la part de vos employés. Allez-vous changer toute la décoration ou non ? Le déménagement de bureau est une étape qui permet de repenser des éléments à améliorer. Alors, si vos fauteuils et bureaux ne sont pas ergonomiques, il est peut-être temps de les changer.
Pensez bien au nouvel espace que vous aurez à disposition. Vous avez peut-être craqué sur de magnifiques fauteuils design pour accueillir vos clients dans l’entrée. Mais si votre espace est limité, l’effet final ne sera pas celui escompté. La prise en compte de la taille de votre mobilier est cruciale pour assurer une bonne fluidité des déplacements dans vos prochains bureaux.
3- Procédez à un rangement organisé et au tri de vos archives
Dans tout déménagement, le rangement et le classement sont de rigueur. C’est l’instant clé où il est bon de trier, jeter et classer. A l’ère de la digitalisation des outils, l’option des stockages numériques devient opportune. L’idée ici est de ne pas perdre ses dossiers. De ce fait, si vos documents ne sont pas scannés, pensez à le faire avant le déménagement. Investissez dans des services de stockage et partage de fichiers en ligne.
En revanche, si votre activité requiert la conservation de documents papiers, réalisez des devis d’entreprises spécialisées dans l’archivage. Elles vont apporteront des solutions adaptées dans le respect de la confidentialité et la sécurisation de vos archives.
4- Anticipez le changement d’adresse
Un changement d’adresse ne doit pas être oubliée sur les documents professionnels. Afin d’assurer la continuité avec vos prestataires et clients, vous pouvez ajouter une note à votre signature d’email. Par exemple : « A compter du …, veuillez noter que notre nouvelle adresse sera … ».
Si vous possédez des cartes de visites, commandez-les à l’avance avec la nouvelle adresse de vos bureaux. Dressez également la liste des documents sur lesquels votre adresse est indiquée : entête, livret d’accueil, factures, etc… Si une liste est faite en amont, vous vous déchargez mentalement de cette étape et vous serez sûr de ne rien oublier.
5- Entourez-vous de de partenaires de qualité
Enfin, le dernier conseil qui sans doute reste essentiel est l’entourage de bons partenaires dans cette étape. Entre les déménageurs, les organisateurs d’archives et vos salariés qui peuvent participer, dressez des listes d’actions à leur attribuer. Préparer son déménagement de bureau est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Pour cela, il existe de véritables professionnels du déménagement de bureau. Au-delà des 5 conseils que nous avons listés dans cet article, ils vous apporteront une aide précieuse pour que tout se passe bien.
En prenant en compte les 5 conseils que nous vous avons divulgués pour préparer son déménagement de bureau, il ne vous reste plus qu’à inscrire ces étapes dans votre planning. Tout changement peut être une source de stress pour les salariés et pour la direction. Avec une organisation de qualité, vous limitez ainsi les aléas dus à un déménagement.
