La crise sanitaire et l’essor du télétravail ont remis en cause l’utilisation des surfaces de bureaux en région parisienne. Dans bien des cas le taux d’occupation réel n’est plus que de 40 % dans certaines entreprises. On comprend facilement que, dans ce nouveau contexte, de nombreuses sociétés envisagent un déménagement de bureaux pour réaliser d’importantes économies.
Pour réaliser ce type de prestation, il est préférable de confier le déménagement de son entreprise à des professionnels. En effet, le déménagement de bureaux nécessite des compétences et une organisation que seule une entreprise de déménagement peut garantir. Mais comment choisir son déménageur ? Voici quelques conseils pour vous aider.
Les critères pour choisir un professionnel spécialisé dans le déménagement de bureaux
Pour choisir un professionnel du déménagement d’entreprise, on peut commencer par rechercher plusieurs critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
La réputation et la fiabilité du déménageur
Vous n’avez certainement pas envie de confier le déménagement de vos bureaux à n’importe qui. En ce sens, le premier point de comparaison réside dans la réputation et la fiabilité de la société de déménagement.
Ces deux éléments peuvent se mesurer à travers plusieurs indicateurs :
– L’enregistrement au registre de commerce des sociétés
– L’enregistrement au registre des transports
– Le bouche-à-oreille
– Les notes et les avis sur internet
– L’expérience
– Les références clients
– La santé financière
– Le nombre de salariés
– Les certifications
Bien entendu l’expérience et la réputation de l’entreprise sont des éléments clés à prendre en compte. Etudiez les références et privilégiez les prestataires qui connaissent votre secteur d’activité et les contraintes liées à votre métier.
Les formules et les services proposés par le déménageur
Une formule adaptée à l’entreprise pour le déménagement de bureaux
Il est important de choisir une entreprise de déménagement de bureaux adaptée à votre besoin. Déménager les bureaux d’une TPE et celui d’une entreprise de plus de 100 personnes, met en oeuvre des compétences et des exigences différentes. De ce fait, vous devez choisir un déménageur dont les services et la taille sont en adéquation avec votre projet de déménagement de bureaux.
À ce titre, les déménageurs d’entreprises doivent être en capacité de proposer des formules flexibles. Le client peut alors adapter les services en fonction de son budget et de ses priorités.
Chez i2T le client peut choisir à la carte différentes solutions de déménagement : administratif, informatique, industriel, documentaire, laboratoire.
Le plus confortable consiste à choisir l’offre tout-en-un qui implique que le déménagement des bureaux soit organisé de A à Z par le prestataire. Ce dernier prend en charge le choix des cartons, l’emballage et le démontage des meubles, le transport et l’installation dans les nouveaux locaux. Cependant, ce type de formule est aussi souvent la plus onéreuse.
L’assurance proposée par le déménageur est aussi un élément à étudier afin de vous assurer sur les dommages couverts et leurs normes de validité.
Les services supplémentaires
Le rôle d’un déménageur d’entreprise ne réside pas uniquement dans le transport d’un point A à un point B.
En effet, le déménagement de bureaux entraîne généralement d’autres besoins complémentaires qui peuvent être pris en charge par la société de déménagement. Un professionnel peut vous aider à toutes les étapes de votre projet, de la préparation jusqu’au remontage des meubles dans vos nouveaux locaux.
Il doit également répondre à votre besoin de stockage provisoire le temps du déménagement, d’archivage, d’installation d’équipements, de transferts techniques, de démarches administratives, etc. Le groupe i2T, par exemple, avec son offre I-VALUE, prend en charge la revente de votre mobilier ou équipement professionnel que vous ne souhaitez pas transférer.
Dans le cadre d’un déménagement informatique, i2T assure la mise en œuvre du déménagement (sauvegardes, logistique, paramétrage, etc.), le démontage et le redémarrage de vos systèmes et une assistance technique (matériel d’astreinte, support utilisateurs, support administrateurs…).
Comment se préparer pour votre déménagement de bureaux ?
Rédigez un cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges permet d’exposer clairement vos besoins. A partir de ce document l’entreprise de déménagement sera en mesure de vous apporter une solution adaptée. Le cahier des charges doit regrouper plusieurs informations :
– L’activité de votre société
– Les différentes opérations incluses dans le déménagement
– La liste du matériel à déménager
– La valeur de ce matériel
– Les contraintes et les spécificités techniques
– Les autres informations utiles au déroulement du déménagement
Les démarches administratives
Avant de débuter la recherche d’un déménageur pour vos bureaux, d’autres étapes indispensables doivent être validées. Autrement dit, vos nouveaux locaux doivent être prêt à accueillir vos bureaux, et rien ne doit obstruer le transfert.
À ce titre, préparer un déménagement d’entreprise nécessite de procéder à plusieurs démarches administratives. Il faut notamment organiser le transfert des abonnements (eau, énergies, téléphone, internet…) afin qu’ils soient résiliés à temps voulu dans les anciens locaux et opérationnels dans les nouveaux bureaux.
La plupart de ces démarches peuvent être organisées directement depuis internet.
En résumé le succès de votre déménagement sera lié au temps de préparation que vous y consacrez. Le choix de votre partenaire doit être intégré dans cette préparation. Ne choisissez pas un partenaire au dernier moment mais impliquez le plus en amont possible dans votre projet. Il pourra vous conseiller et vous accompagner tout au long de votre projet.
