Un déménagement d’entreprise est un projet à grande échelle impliquant tous les salariés, mais également des services prestataires. Comme tout projet, vous devez établir le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise afin de mieux cerner vos besoins et d’effectuer des demandes précises. Ainsi, vous limitez le risque d’erreurs, vous optimisez votre déménagement et vous limitez le temps de pause de votre activité au minimum.
Pourquoi un cahier des charges pour le déménagement de votre entreprise ?
Sans une analyse des besoins, des objectifs et un cahier des charges clairs, vous risquez d’établir des demandes peu précises qui peuvent rentrer en conflit les unes avec les autres par manque de communication. Cela amène à des retards de planning et des pertes de performances. Le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise est un véritable point de repère et est un document commun à tous les acteurs du projet.
Il va permettre à chacun de voir le fil d’Ariane du projet, l’ordre des tâches à effectuer et leurs dates limites pour ne pas en retarder d’autres.
Pour limiter les incidents et les risques de perte de matériel et de données, il est important d’être précis et rigoureux. La préparation du déménagement est tout aussi importante que le déménagement en lui-même.
Analyser vos besoins
La première étape du cahier des charges d’un déménagement d’entreprise est de commencer par analyser vos besoins.
Bien entendu selon qu’il s’agisse d’un transfert administratif, informatique, industriel ou encore d’un déménagement de laboratoire, vos besoins ne seront pas les mêmes.
En rédigeant votre cahier des charges, vous devez avoir conscience qu’il est réalisé pour vous, vos collaborateurs et les prestataires externes qui participeront au transfert. D’ailleurs, il est bien souvent rédigé avec le prestataire, au moins pour en connaître la faisabilité. Le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise doit contenir :
- La présentation de votre entreprise ;
- Le contexte de votre projet de déménagement et vos attentes ;
- La description et les plans des locaux actuels et futurs, intérieur comme extérieur ;
- L’inventaire de la totalité du matériel et des volumes à déménager de la moindre chaise de bureau au micro-onde de la salle de restauration ;
- Les prestations attendues
- Les contraintes que vous avez, notamment en termes de planning ou encore de matériel fragile.
- Le planning et plan d’exécution
Le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise prévoit également le budget du projet, la date butoir, mais aussi une marge de manœuvre pour s’adapter à l’évolution du projet.
Vous allez faire appel à un professionnel qui va vous accompagner afin d’optimiser le temps de déménagement, mais également par souci de sécurité.
Vous devrez fournir à cette société toutes les informations nécessaires afin qu’elle quantifie au mieux les moyens humains et techniques dont elle aura besoin pour mener à bien votre projet, tout en considérant les contraintes.
Répartir les tâches avec le prestataire
Le déménagement ne prend fin qu’une fois que tout est fonctionnel dans vos nouveaux locaux. Et pas seulement lorsque le matériel est livré et débalé sur place. C’est pourquoi vous devez définir précisément les tâches attendues. A savoir celles qui vous incombent et celles à la charge du déménageur.
Le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise doit donc inclure la répartition des tâches. Vous devez noter noir sur blanc où commence et où se termine la prestation du déménageur et celle de vos équipes. Définir le périmètre d’intervention est une garantie aussi bien pour vous que pour le professionnel afin de définir les responsabilités de chacun.
Ce document va donc permettre de répondre à plusieurs questions, comme par exemple :
- Qui emballe et déballe le matériel ?
- Quel niveau de protection vous souhaitez pour vos équipements
- Est-ce que vous stockez une partie de votre mobilier en garde-meuble
- À quel emplacement doit être enlevé et déposé chaque équipement ? Pour cela, vous devrez fournir un plan de marquage et d’implantation de vos biens ;
Définir des critères de choix de votre prestataire
Le cahier des charges du déménagement va être aussi un élément déterminant pour vous aider à choisir votre partenaire. Car le choix du prestataire constitue une part importante de la réussite de votre projet.
Quel est la notoriété de la marque ? Quelles sont ses références et ses certifications ? Quels sont les moyens dont il dispose ? Quels types de services il peut vous apporter ? Voici quelques questions utiles que vous pouvez prévoir dans votre cahier des charges. La nature des réponses vous aidera à faire le bon choix.
Vous l’aurez compris, plus votre cahier des charges sera précis, sans être hermétique à une évolution, plus vous pourrez vivre sereinement votre déménagement d’entreprise.
