Réussir son déménagement d’entreprise

Comment réussir son déménagement d’entreprise ? Un changement de domiciliation est souvent un évènement qui engendre du stress et un grand nombre de questions. Pour que ce déménagement se passe dans les meilleures conditions possibles, nous avons défini certaines indispensables. Si vous suivez attentivement les étapes que nous proposons, votre déménagement d’entreprise devrait bien se passer. Le tout est de respecter le planning et les délais.

Décidez si l’achat ou la location est préférable pour vous

Décidez si la location ou l’achat est préférable pour votre entreprise. Il s’agit d’une décision importante à prendre avant de commencer à chercher des locaux pour déménager votre entreprise.Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, mais en général, si vous dirigez une jeune entreprise avec peu de fonds de roulement ou une entreprise qui se développe rapidement et dont les besoins futurs en espace sont incertains, la location peut être une meilleure option pour vous. L’achat, en revanche, peut souvent être moins coûteux que la location. Il peut s’agir d’une option particulièrement intéressante pour les entreprises plus établies disposant d’un fonds de roulement important et pour celles qui ont des besoins d’espace particuliers nécessitant des rénovations importantes.

Négociez efficacement

Il est important de négocier efficacement pour obtenir un contrat de location ou d’achat favorable pour les locaux. Veillez également à vous entourer de la bonne équipe de conseillers en immobilier commercial. En particulier, un bon avocat spécialisé dans l’immobilier commercial est indispensable. Pour les taux, vous ne devez pas vous contenter de signer le document que le propriétaire vous remet. Examinez attentivement tous les coûts et responsabilités accessoires, tels que les services publics, la taxe foncière, l’assurance et l’entretien. Pour un achat, faites preuve d’une diligence raisonnable. Il peut s’agir d’obtenir des évaluations de l’environnement et de l’état du bâtiment, de demander une recherche de titre et d’examiner les documents du vendeur, tels que les anciennes factures de services publics et de réparation. Prévoyez également suffisamment de temps pour que la banque étudie la transaction avant d’approuver le financement ; cela prend souvent six semaines ou plus.

Les étapes 6 mois avant pour réussir son déménagement d’entreprise

1. L’inspection des futurs locaux

Avant de préparer un départ, assurez-vous de bien connaître le nouveau lieu de destination. Il vous sera très utile de disposer d’un plan des bureaux dans le but de réaliser des croquis de vos futurs espaces.

• L’envoi de votre préavis

La date du préavis de départ est souvent fixée dans votre bail. Ce préavis peut parfois être de 6 mois. Pensez donc à vérifier les conditions de rupture de votre bail commercial afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.

• Evaluez vos besoins

Réussir son déménagement d’entreprise passe aussi par la bonne gestion des besoins. De quoi avez-vous réellement besoin dans vos futurs locaux. Allez-vous recruter de nouveaux collaborateurs ? Est-ce-que les lieux nécessitent des travaux ? De quelle importance ? Avez-vous besoin de passer par un architecte ou un décorateur d’intérieur ? Le déménagement peut aussi être l’occasion de changer de mobilier de bureau. Dans tous les cas, dressez la liste de tous vos futurs besoins dans vos nouveaux locaux.

• Préparer un planning du déménagement

Le planning reste la base d’une organisation de qualité. Que vous soyez plutôt tableau Excel, feuille Word ou document PowerPoint, peu importe. Le tout est de dresser un planning. Ce dernier sera votre repère tout au long de la préparation de votre déménagement d’entreprise.

• Faites des estimations de coût

Un déménagement a un coût qu’il ne faut pas négliger. En fonction des options que vous choisirez ou de la distance que vous aurez à parcourir, le budget variera. Evitez les mauvaises surprises en établissant un budget en amont. Ce dernier devra prendre en compte la société de déménagement mais également le nouveau matériel, les nouvelles fournitures et peut-être même le nouveau mobilier.

• Mettez en concurrences vos futurs fournisseurs

Une fois vos besoins de renouveau listés, mettez-en concurrence vos futurs fournisseurs. Il peut s’agir de société de déménagement mais également de fournitures de bureau, de matériel informatique, de mobilier, de fournisseur d’accès internet, etc…

• Informez vos collaborateurs des étapes du déménagement

A ce stade, il est important d’informer l’ensemble de ses collaborateurs afin de réussir le déménagement de son entreprise. Certains le prendront avec joie tandis que d’autres auront besoin de temps pour s’y faire. La période de 6 mois reste un délai raisonnable pour prévenir tout le monde.

Les étapes 3 mois avant le déménagement de votre entreprise

• Nommez une équipe responsable du déménagement

En créant une équipe dédiée, vous impliquez d’avantage vos salariés et cela vous permet d’avoir un contrôle supplémentaire sur les étapes pour réussir son déménagement d’entreprise.

• Renseignez vous sur les clauses de mobilité

Il se peut que dans certain contrat, une clause de mobilité soit stipulée. Vérifiez là en amont pour ne pas commettre d’impaire.

1. Impliquez vos équipes

Tenez vous équipes en courant mais impliquez-les. Demandez-leur de faire des propositions sur des idées de décoration pour les nouveaux locaux par exemple.

2. Faites des devis de déménageurs

Il est également temps de demander des devis pour mettre en concurrence les sociétés de déménagement que vous avez sélectionnées.

L’implication de l’ensemble des collaborateurs pour un esprit d’équipe

L’anticipation doit se faire auprès de l’ensemble des collaborateurs. Une fois ces derniers avertis du changement d’adresse de l’entreprise qui se profile, mettez en place une véritable collaboration.

La mise en place d’une équipe dédiée

Un esprit d’équipe écartera la majorité du stress engendré par un déménagement. Lors de la réalisation du planning, il est important de mettre en place une équipe qui sera garante du respect des délais de chaque étape. Ainsi, le responsable de cette équipe pourra remonter au chef d’entreprise le moindre détail qui pourrait apporter du retard. En étant prévenu le plus rapidement possible à chaque étape, vous êtes presque sûr de déménager votre entreprise sans stress ou presque.

La planification de moments d’écoute

Une équipe dédiée au déménagement a également besoin d’être écoutée. Créez des moments de partages où chacun pourra exprimer ses idées, ses ressentis, ses doutes, etc… En étant au plus près de vos équipes, vous avez ainsi l’occasion de renforcer des liens qui peuvent se tendre lors de changements comme un déménagement par exemple. Les moments d’écoute autour d’un café seront toujours appréciés.

Les étapes 2 mois avant le jour J du déménagement

1. Remettez en état vos locaux actuels

Si cela fait longtemps que vous occupez les locaux actuels, un rafraichissement est peu être nécessaire pour rendre les lieux dans l’état dans lesquels vous les avez trouvés.

2. Commandez vos besoins de renouvellement : fournitures et mobiliers

Dans une étape précédente, vous aviez déterminé vos besoins de renouvellement. Passez maintenant la commande pour avoir le matériel dès votre emménagement.

Les étapes 1 mois avant le grand départ

1. Faite le tri de ce que vous conservez, jetez, recycler. Certains éléments du mobilier pourront être recyclés.

Impliquez également vos équipes en leur demandant de faire le tri des affaires qu’ils prennent. Peut être que certains dossiers ou anciens éléments peuvent être jetés, voire recyclés.

2. Pensez aux lignes téléphoniques, abonnement internet, câble

N’oubliez pas de programmer vos nouvelles lignes.

3. Anticipez le changement d’adresse

Une astuce assez simple : indiquez un message de départ avec votre nouvelle adresse dans la signature de vos emails.

Les étapes 15 jours avant : on y est presque

1. Donnez des nouvelles régulièrement sur les étapes en cours

Demandez à l’équipe dédiée au déménagement de faire des points sur les étapes. Ainsi, vous pourrez informer l’ensemble des collaborateurs sur l’avancement du déménagement.

2. Réalisez un inventaire

Pour ne rien perdre, un inventaire est à ce stade fortement recommandé.

Les étapes la veille pour une meilleure réussite du déménagement

1. Laissez du temps aux équipes pour préparer le déménagement

Une demi-journée voire une journée entière peut leur être dédiée pour la préparation de leurs affaires et des cartons à ranger.

• Le nettoyage le jour du départ

Une fois les locaux vides, demandez à une équipe de ménage de faire le grand nettoyage.

• Préparer les nouveaux locaux

La veille, vérifiez que les nouveaux locaux sont prêts à accueillir votre mobilier, vos cartons, votre matériel informatique, etc…

Les étapes le jour même du déménagement

• Fluidifiez le transfert

Le jour J mêle une certaine excitation de départ avec du stress. Faites en sorte que les passages soient dégagés, les accès faciles, etc…

• La remise des clés

Vous souriez peut-être en lisant cette étape mais sachez qu’il n’est pas rare d’oublier de remettre les clés au propriétaire. En général, cela se fait en même temps que l’état des lieux de sortie.

Quittez vos anciens locaux de manière propre

Connaissez-vous l’adage « Ne partons pas fâchés » ? Ceci s’applique également dans le cadre d’une rupture de bail. En termes administratifs, vérifiez que vous avez rempli toutes les formalités nécessaires y compris les ruptures de contrats (assurances, électricité, lignes téléphoniques, etc…).

Vous devez également rendre les locaux comme vous les avez trouvés. Pour les laisser propres, pensez à faire appel à une entreprise de nettoyage.

La dernière étape quelques jours après

• Vérifiez que tous vos changements d’adresse ont bien été pris en compte

Ça y est ! Vous y êtes. Il est désormais temps de vérifier que votre nouvelle adresse a bien été prise en compte par l’ensemble de vos clients, fournisseurs ou tout autre organisme.

 

Si vous suivez l’ensemble des conseils promulgués dans cet article, il y a de fortes chances que le projet de déménager vos bureaux se déroule pour le mieux. Bon déménagement !