Comment planifier un déménagement d’entreprise

Planifier son déménagement d’entreprise demande de dérouler, dans l’ordre, la liste des décisions à prendre et des démarches à mener. Ainsi, vous serez sûr de ne rien oublier. Nous avons réuni ci-dessous les missions que vous devrez inscrire à votre dossier, du choix des futurs locaux à la remise des clés des anciens — en terminant par quelques conseils pratiques pour aborder le jour J sereinement.

Le choix des nouveaux espaces de travail

Dans un projet de transfert, le choix de la future adresse reste la priorité pour planifier son déménagement d’entreprise. Pour cela, vous devez vous posez les questions suivantes afin de répondre à un besoin concret :

– Quelle est la surface nécessaire des futurs locaux ?

– Dans quelle zone et limite géographique doit on chercher les nouveaux bureaux ?

– Les transports en communs sont-ils faciles d’accès pour se rendre à cette nouvelle adresse ?

– Existe-t-il des commodités suffisamment présentes pour les salariés ?

Après avoir répondu aux questions précédentes, vous devrez faire en sorte que l’ensemble des critères retenus rentrent dans le budget que vous vous êtes fixé. D’ailleurs, avez-vous pensé à réaliser un budget déménagement ? Si ce n’est pas le cas, faites-le dès maintenant. Vous évaluerez ainsi non seulement le budget de votre futur loyer mais également les dépenses engendrées par ce déménagement.

Notre conseil + : Faites éventuellement appel à une personne dédiée en interne pour vous aider dans la recherche de votre future nouvelle adresse. Cette personne pourra avoir la charge de relever des annonces immobilières pour vous ou de contacter les agences afin de prendre des rendez-vous. Si vous la briefez bien, vous gagnerez un temps précieux de recherche.

Informer votre agent immobilier

Choisissez un agent immobilier pour vous aider à trouver le bon espace de bureau dans lequel vous allez emménager et à négocier les meilleures conditions de location. Il vous aidera à définir vos besoins en termes de taille, d’équipements et d’emplacement de votre nouvel espace de bureau.

Annoncez le déménagement aux salariés

Quand on décide de planifier son déménagement, il faut surtout prévenir les personnes concernées afin de les impliquer le plus tôt possible dans le projet. Pour des salariés, un changement d’adresse professionnelle n’est pas anodin. Il peut engendrer un stress que vous pouvez modérer en les prévenant rapidement. Pour cela, nous vous recommandons de mettre en place des échanges.

La réunion générale

Rendez votre déménagement dynamique. Si vous envoyez un simple mail pour prévenir d’un projet de déménagement, il ne sera pas forcément bien accepté. Prévoyez une réunion générale avec l’ensemble du personnel afin de présenter ce projet. L’idée est de leur expliquer les étapes à suivre avec un planning détaillé.

Les entretiens individuels

Vos collaborateurs apprécieront d’avoir une écoute personnalisée. Demandez-leur en amont de réfléchir aux questions qu’ils pourraient se poser et éventuellement aux remarques constructives qu’ils pourraient vous apporter.

La réunion d’échange

Après avoir écouter l’ensemble des salariés, vous pouvez réaliser un document qui servira d’échanges avec eux. Montrez que vous prenez en compte leurs attentes, leurs contraintes et leurs appréhensions. Le but est de rassurer tout le monde.

Ecoutez les demandes de vos collaborateurs

Le futur lieu ne plait pas forcément à tout le monde. Quand vous annoncerez la nouvelle adresse, attendez-vous à avoir des critiques et des déceptions de la part de certains. Proposez des alternatives comme des horaires décalées, du télétravail, etc…

Cette étape est faite pour que les réunions d’échanges n’aient pas servi à rien. En écoutant vos collaborateurs, il y aura peut-être des idées intéressantes auxquelles vous n’auriez pas forcément pensé.

Planifier son déménagement d’entreprise c’est aussi préparer de nouvelles méthodes de travail. En effet, il faut en profiter pour remettre certaines choses à plat comme la disposition des bureaux ou l’emplacement des équipes. En un terme, ECOUTEZ ce que vos collaborateurs ont à proposer.

La résiliation du bail commercial

Vérifier votre contrat de bail afin d’être en ligne avec vos conditions de résiliation. Vous êtes peut-être lié par un bail de 3 ans et n’avez à date fait que 2 ans. Si vous ne voulez pas attendre encore un an, étudiez les termes de votre contrat. Il existe des alternatives et des conditions particulières qui peuvent vous permettre de rompre un bail commercial plus tôt que prévu.

Vos engagements peuvent stipuler que la résiliation doit être faites 6 mois avant le déménagement donc ne le faites pas au dernier moment où cela risque de vous coûter cher. Il serait dommage de payer un nouveau loyer et de continuer à payer l’ancien en parallèle car vous avez résilié votre contrat trop tard.

N’oubliez pas vos responsabilités en matière de liquidation

Avant de rendre votre « ancien » bureau au propriétaire, assurez-vous que vos obligations stipulées sur le bail ont été remplies et que le bureau est en bon état, afin qu’il n’y ait pas de litige concernant la restitution de votre caution locative.

Pour une description détaillée de ce qu’il faut faire (et quand), vous pouvez télécharger gratuitement notre guide pour bien préparer son déménagement de bureau un peu plus bas.

Gérez les formalités administratives

Le changement d’adresse dans les statuts de la société

Vous devez prévenir le centre de formalité des entreprises ainsi que le registre du commerce et des sociétés. Si vous changez de région, vous changez de numéro de SIRET. Dans ce cas, attention à modifier un nombre d’éléments importants.

Les contrats d’énergie

Avant de quitter vos anciens locaux, n’oubliez pas la prise de rdv avec votre fournisseur d’électricité ou de gaz si vous avez un abonnement.

Le fournisseur internet et téléphonie

Là encore, faites attention aux délais de résiliation. Votre fournisseur internet et ou de téléphonie peut vous avoir fait signer un contrat avec un engagement qui n’est pas encore fini au moment où vous souhaitez déménager.

La préparation des cartons

Impliquez les salariés, faites du tri et pensez au recyclage.

L’implication des salariés est essentielle quand on décide de planifier son déménagement d’entreprise. Ce n’est pas vous qui allez faire leurs cartons. Et si vous les prévenez la veille, ils les feront n’importe comment. Précisez rapidement des étapes de la constitution des cartons.

Avant de tout ranger dans les cartons, il est important de faire du tri. Veillez à déménager uniquement ce qui est nécessaire. Certaines archives n’ont peut-être plus besoin d’être en format papier par exemple. Vous avez probablement d’anciens supports qui ne servent plus et qui peuvent être jetés.

Ne jetez pas n’importe où automatiquement. Un déménagement reste l’occasion de faire du recyclage. Qu’il s’agisse de papiers ou de meubles dont vous souhaitez vous débarrasser, faites appel à une entreprise de recyclage. La planète vous remerciera.

Planifiez votre déménagement informatique

Mettez au point la logistique du déménagement, prenez soin de la remise en service de vos ordinateurs et téléphones dans le nouveau bureau. La bonne infrastructure informatique devra être en place dans le nouveau bureau pour que votre équipement informatique fonctionne correctement. Reportez-vous à la liste de contrôle pour la relocalisation des technologies de l’information pour obtenir tous les détails sur ce qui doit être fait .

Le choix d’un prestataire

Une étape cruciale au moment de planifier son déménagement d’entreprise : le choix du prestataire.

Listez vos besoins, vos attentes et votre budget. N’oubliez pas de demander plusieurs devis en précisant que vous souhaitez avoir le détail de la prestation proposées. Il existe diverses options de déménagement en fonction principalement de votre budget. Vous pouvez consulter la société i2T, qui, dans ce domaine saura vous conseiller.

Quelques conseils pratiques pour un déménagement serein

Voici 3 points à retenir pour préparer votre déménagement d’entreprise :

• Prévoir un kit de survie : boîtes marquées « Prioritaires », câbles, chargeurs, matériel de base.
• Mettre en place un point de contact unique : pilote de projet interne ou externe.
• Tester la connectivité du nouveau site avant l’installation des postes de travail.

Préparer votre déménagement d’entreprise le plus tôt possible est un gage de maîtrise financière, d’efficacité opérationnelle et de sérénité pour vos collaborateurs. En suivant ces étapes clés et en impliquant dès le départ toutes les parties prenantes, vous transformez un défi logistique en une opportunité d’optimisation et de renforcement de la cohésion d’équipe.