Déménager son siège social, les formalités à prévoir
Lorsqu’une entreprise déménage, il y a un certain nombre de formalités à remplir. La plus célèbre est celle qui concerne le changement de l’extrait Kbis. Mais ce n’est pas tout. Vous devez également avertir les partenaires de l’entreprise et de résilier et/ou modifier certains contrats et de mettre à jour tous les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise
Voici une liste des principales procédures à suivre pour déménager son siège social. Ces arbitrages se préparent avec notre expertise du déménagement d’entreprise.
Déclarer formellement le transfert des locaux de l’entreprise
L’entreprise doit déclarer ses nouveaux bureaux auprès du guichet des formalités des entreprises, géré par l’INPI, qui remplace le CFE depuis janvier 2023. Selon la forme juridique de la société — SAS, SARL, SCI — l’organe compétent pour acter la décision diffère, et la déclaration doit être faite dans le mois qui suit le transfert. D’un point de vue administratif, ces formalités sont très importantes : l’entreprise recevra un nouveau Kbis avec sa nouvelle adresse, et son adresse sera mise à jour au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
Voici les étapes à respecter
- Une autorité compétente (généralement les actionnaires) décide de déménager son siège social
- Il est dressé procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires qui décide du transfert
- Les statuts de la société sont mis à jour,
- L’entreprise publie les annonces légales du transfert sur des journaux spécialisés
- Le gérant remplit une déclaration de type Cerfa n° 11682, dit formulaire « M2 » qui est déposée au CFE.
La demande d’inscription prend la forme d’un transfert de dossier qui comprend :
- Le procès-verbal qui précise que la société a décidé de déménager son siège social,
- Une copie des statuts mis à jour,
- La déclaration de changement complétée et signée (formulaire M2),
- Une attestation de publication d’annonce légale,
- Une copie du bail ou du titre de propriété
- Une liste des sièges précédents si l’entreprise a changé de département.
Les règles ci-dessus s’appliquent si la société est une personne morale. Dans le cadre d’une entreprise individuelle, remplissez simplement le formulaire P2 (formulaire #11678).
Résilier ou transférer certains contrats de l’entreprise qui déménage
L’entreprise doit identifier tous les contrats qui sont liés à l’ancien établissement. Dans certains cas, pour déménager son siège social, elle pourra les résilier pour souscrire de nouveaux contrats. Mais, souvent, il est plus intéressant de transférer les contrats en cours qui restent d’actualité.
Parmi les contrats qu’il faudra résilier, on trouve les contrats d’assurance, les contrats de fourniture d’énergie et souvent les contrats de fourniture d’accès internet. En ce qui concerne les contrats de téléphone, il est souvent possible de les transférer.
Enfin, il est vivement recommandé de prévoir une redirection de courrier auprès de La Poste Cette redirection peut durer jusqu’à 2 ans au maximum.
Prévenir les partenaires
Les formalités légales que nous venons d’évoquer ont pour but d’informer les tiers sur le changement d’adresse de l’entreprise. Il s’agit notamment des partenaires de l’entreprise (Fournisseurs, clients, partenaires…)
Toutefois, il est vivement recommandé d’informer tous ses partenaires du déménagement.
L’entreprise doit également informer l’administration fiscale de son déménagement pour calculer l’impôt foncier des entreprises (CFE). Il faut, pour cela, remplir une déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l’année en cours et la transmettre au SIE de son département.
Mettre à jour les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise
Il convient de renouveler l’ensemble des supports de communication et des documents administratifs en changeant l’adresse postale et éventuellement les numéros de téléphone.
Il faudra penser à modifier aussi les mentions légales du site Internet de l’entreprise, mais aussi tous les documents commerciaux (plaquettes, brochures publicitaires, cartes de visites, etc.). Bien entendu, tous les documents administratifs devront être modifiés : courriers à en-tête, devis, factures, fiches de paie, etc. Et s’il y a des véhicules, les cartes grises devront être aussi mises à jour
Les autres déclarations à ne pas oublier
La déclaration au guichet unique ne suffit pas : plusieurs organismes doivent être prévenus séparément, et l’oubli de l’un d’eux se paie en courriers perdus ou en régularisations.
- L’INSEE, pour la mise à jour du numéro SIRET.
- Les banques et les institutions financières, pour la domiciliation bancaire et les coordonnées de l’entreprise.
- Les organismes sociaux — URSSAF, caisses de retraite — au même titre que l’administration fiscale.
- Un journal d’annonces légales, par la publication d’un avis de modification qui officialise le changement d’adresse.
- Le bailleur, si l’entreprise est locataire : les contrats de location doivent être modifiés en conséquence.
Les actifs sensibles méritent un traitement à part
Parallèlement aux démarches administratives, l’organisation physique du déménagement doit être confiée à des spécialistes. Les entreprises qui manipulent des biens d’exception — œuvres d’art, prototypes confidentiels, équipements de valeur — ont besoin d’un transport sécurisé et d’une traçabilité continue, bien au-delà d’un simple déménagement de bureaux.
